NHỮNG NÉT CHUNG VỀ NGHỀ THƯ KÝ

Nhà nghiên cứu Việt Phương

 

Lời giới thiệu:
Năm 2007, Nhà Xuất bản Thanh niên, Hà Nội, Việt Nam, xuất bản cuốn sách mà được nhiều người tìm đọc: “Làm thư ký công việc nghiêm túc và đáng quý” của hai tác giả Việt Phương và Đức Vượng. Chúng tôi xin giới thiệu các bài viết in trong cuốn sách này
Văn phòng PGS.TS Đàm Đức Vượng

A.MỘT SỐ KIẾN THỨC VÀ KINH NGHIỆM CỦA NƯỚC NGOÀI VỀ NGHỀ THƯ KÝ.

Làm thư ký đã trở thành một nghề từ xa xưa trong lịch sử loài người. Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của người thư ký có nhiều khác biệt, tùy từng thời, từng chế độ, từng lĩnh vực hoạt động và tùy từng người sử dụng người thư ký đó.

Xét riêng ở phương Tây (Âu-Mỹ), trong khoảng mấy trăm năm nay, từ thế kỷ thứ XVII, nghề thư ký phát triển rất nhanh, có nhiều biến chuyển, theo đà của tiến bộ khoa học và kỹ thuật, đặc biệt là với cuộc cách mạng khoa học và công nghệ hiện nay , trong đó liên quan nhiều đến nghề thư ký là những thành tựu của cách mạng tin học, mang lại những khả năng mới, những phương tiện mới hiệu quả gấp hàng trăm, thậm chí hàng ngàn lần so với làm việc thủ công, bán cơ khí hoặc cơ khí.

Khoảng bốn trăm năm trước đây, đã xuất hiện những cuốn sách giáo khoa được coi là kinh điển về nghề thư ký-trợ lý. Cũng từ đó, nhiều nước rất coi trọng việc đào tạo thư ký, cụ thể đã mở những trường, những lớp dài hạn, trung hạn và ngắn hạn đào tạo, bồi dưỡng các thư ký. Tin học hóa công tác văn phòng ở tất cả các loại tổ chức và các cấp tổ chức đã mở rộng chức năng và trách nhiệm của người thư ký. Đồng thời, đòi hỏi người thư ký liên tục học tập, thích nghi và đổi mới.

Hiện nay, tại một số nước Âu-Mỹ, nghề thư ký chọn những người đã tốt nghiệp đại học, học thêm chương trình làm thư ký-trợ lý từ 1 đến 2 năm ở trường cao đẳng hướng nghiệp hoặc học viện kỹ thuật hướng nghiệp. Cũng có những lớp ngắn hạn, có tính chất “vỡ lòng” về nghề thư ký, chỉ từ 3 tháng đến 5-6 tháng. Phương pháp sư phạm chủ yếu là:

• Phân tích chức năng chung và từng nhiệm vụ khác nhau của người thư ký-trợ lý.


• Trình bày, bằng những kinh nghiệm thực tế và những nghiên cứu tình huống, cách sử dụng các công cụ và phương pháp làm việc của người thư ký.


• Tổ chức và hường dẫn thực tập nghề thư ký.

Hiệp hội quốc tế các thư ký hành chính đã được thành lập từ lâu, và nhiều nước cũng từ lâu đã có những hiệp hội quốc tế của các thư ký. Tại nhiều quốc gia, hiệp hội ấy được nhà nước trao cho quyền cấp chứng chỉ làm nghề thư ký. Ở Hoa Kỳ, năm 1992, hiệp hội thư ký quyết định hàng năm tổ chức “Ngày thư ký” (tức là ngày của nghề thư ký, của những người thư ký).

Vậy hiện nay, ở phương Tây, người ta quan niệm như thế nào về nghề thư ký-trợ lý? (Xin chú ý là ở phương Tây, người ta viết: “người thư ký’, có lúc người ta viết “người thư ký-trợ lý”). Nói tóm tắt; Người thư ký là người mà chức năng chính là tiến hành và phối hợp các hoạt động hành chính của một cơ quan, một tổ chức, cất trữ, tìm kiếm và hội nhập các thông tin để phổ biến cho các cán bộ, nhân viên và các đối tác. Người thư ký phục vụ như một người quản lý thông tin và truyền thông trong cơ quan; kế hoạch hóa các cuộc hội nghị và các cuộc gặp gỡ quan trọng; tổ chức các giấy tờ, các hồ sơ điện tử; quản lý các dự án; tiến hành tìm kiếm và phổ biến thông tin qua điện thoại, bưu điện, thư điện tử và địa chỉ trên mạng internet; sắp đặt các chuyến đi công tác của cơ quan, thu xếp chương trình làm việc và nơi ăn, chốn ở cho các khách của cơ quan. (Mấy câu trên đây cho thấy ở phương Tây, người ta quan niệm người thư ký có chức năng, nhiệm vụ rộng và quan trọng).

Có nhiều loại hình thư ký, thường chia ra như sau:

• Thư ký cho những tổ chức khác nhau; Thư ký làm việc tại các cơ quan, chính quyền các cấp, từ Trung ương đến cơ sở; thư ký làm việc tại các công ty, các doanh nghiệp; thư ký làm việc tại các trường học, các bệnh viện; thư ký làm việc tại các tổ chức xã hội…


• Thư ký đảm nhận những nhiệm vụ chính khác nhau: Thư ký-trợ lý hành chính; thư ký-trợ lý thương mại; thư ký-trợ lý kế toán; thư ký-trợ lý đầu tư; thư ký-trợ lý pháp luật; thư ký-trợ lý nhân lực; thư ký-trợ lý quản lý; thư ký-trợ lý giám đốc,…

Thư ký-trợ lý riêng của những người thủ trưởng các tổ chức nói trên, có thể là người giúp việc tổng hợp, với một khối lượng công việc rất co dãn, tùy từng trường hợp, cũng có thể là người chuyên trách giúp một số việc nhất định.

Trong các tài liệu giáo khoa và các lớp huấn luyện thư ký, người ta thường nhấn mạnh mấy điều sau đây:

1. Năng lực: Tinh thông nghiệp vụ, thuộc công việc, nhớ tài liệu, nhạy cảm về người, nhanh  nhẹn về việc, linh hoạt trong cách ứng xử.


2. Thái độ: Luôn luôn tỉnh táo, vừa kín đáo, vừa hòa đồng, dễ gây cảm tình và rất mực nghiêm chỉnh.


3. Phẩm chất: Liêm khiết, trung thành, kỷ luật.


4. Chú trọng giữ vững sự hiệp đồng hài hòa với thủ trưởng. Muốn vậy, mấy điều rất quan trọng là:

a/ Hiểu rõ những đặc điểm, tính cách, những kỳ vọng và những đòi hỏi của thủ trưởng.

b/ Làm cho thủ trưởng tiết kiệm được thời gian; tạo thuận lợi cho thủ trưởng ra các quyết định.

c/ Bảo đảm sự ăn khớp giữa chương trình nghị sự (chủ yếu là thời gian biểu) của thủ trưởng với chương trình nghị sự của bản thân mình Tối ưu hóa phương pháp làm việc. Muốn vậy, mấy điều rất quan trọng là:

a/ Quản lý thật tốt thời gian của mình.

b/ Đặt thứ tự đúng cho những ưu tiên của mình.

c/ Tập trung đúng và đủ, khai thác nhanh và tốt, truyền đạt kịp thời và đúng địa chỉ nguồn thông tin cần thiết.

Triển vọng thăng tiến: Người thư ký-trợ lý làm việc giỏi, hiệu quả cao có thể được  đề bạt vào chức danh “trợ lý điều hành bậc cao”, hoặc một vị trí điều khiển thích đáng trong cơ quan.

B.KHÁI NIỆM VỀ NGƯỜI THƯ KÝ, NGƯỜI TRỢ LÝ Ở VIỆT NAM

Trong một thời gian dài trước đây, khái niệm thư ký, trợ lý ở nước ta còn quá chung chung, đến mức có thể nói là khá mơ hồ. Từ khoảng những năm 80 của thế kỷ XX, khải niệm đó đã có biến chuyển đáng kể, được nhận thức và được quy định rõ hơn.

Trước đây, tất cả những người giúp việc một thủ trưởng, dù thuộc loại tổ chức nào, thủ trưởng ở cấp nào, tính chất, phạm vi và tầm quan trọng của sự giúp việc đến đâu, trình độ và cấp bậc của người giúp việc ra sao,…đều gọi là người thư ký. Như vậy, vào thời gian trước đây, người làm công việc văn thư, nghe điện thoại, nhận và gửi công văn, đón và dưa khách đến làm việc, giữ hồ sơ, tài liệu, bảo đảm đúng giờ giấc theo thời gian biểu từng ngày do thủ trưởng quyết định, hoàn toàn chỉ phục tùng và thừa hành, thì gọi là người thư ký. Người làm công việc nghiên cứu, bàn bạc với thủ trưởng, nêu kiến nghị khuyên, can thủ trưởng, giúp soạn thảo các diễn văn, các tuyên bố, các báo cáo, các đề án, các văn bản pháp quy, có thể được thủ trưởng ủy nhiệm đi dự hội nghị để về báo cáo kết quả, ủy nhiệm truyền đạt ý kiến của thủ trưởng, hoặc ủy nhiệm làm một số công việc nhất định, cũng gọi là người thư ký.

Thời trước đây ấy, khi muốn thực hiện chính sách đãi ngộ đối với người thư ký có trình độ và tầm mức công việc cao hơn hẳn công việc văn thư thừa hành, thì thường người thủ trưởng đề nghị và được sự cghaaps thuận của cấp lãnh đạo có thẩm quyền đề bạt người thư ký vào một chức danh kiêm nhiệm (Thí dụ: thư ký của Tổng Bí thư kiêm chức Phó Văn phòng Trung ương Đảng, thư ký của Thủ tướng kiêm chức Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ).

Từ những năm 80 thế kỷ XX, dần dần có những sự thay đổi trong khái niệm về thư ký, trợ lý, có sự phân biệt giữa thư ký và trợ lý, tuy không thật rõ ràng, chuẩn xác và dứt khoát, khiến cho vẫn còn tình trạng có những người làm công việc của trợ lý lại gọi là thư ký, có những người làm công việc của thư ký lại gọi là trợ lý. Tình hình thực tế thường là người thư ký lâu năm có làm một số việc của trợ lý và người trợ lý có làm một số việc của thư ký.

Nói chung, hiện nay những người trực tiếp giúp việc các thủ trưởng đứng đầu các tổ chức khác nhau và ở các cấp bậc cao, thấp khác nhau được phân biệt như sau:

• Thư ký là người giúp việc ở trình độ thấp hơn người trợ lý, mức thấp nhất là chỉ làm những việc có tính chất văn thư và chỉ chấp hành lệnh của thủ trưởng. Những người thư ký có trình độ cao hơn, đã làm việc thư ký nhiều năm, có kiến thức và kinh nghiệm nhiều hơn, thì từng bước được thủ trưởng giao cho đảm nhận một số việc của người trợ lý, rồi đến một lúc nào đó có thể được chính thức công nhận là trợ lý.


• Người trợ lý là người giúp việc ở trình độ cao hơn người thư ký, hoàn toàn không làm hoặc chỉ làm chút ít công việc văn thư, chủ yếu làm những công việc đòi hỏi sự từng trải về chính trị, xã hội, sự hiểu biết về những nghiệp vụ có liên quan, khả năng độc lập nghiên cứu và tính chủ động trong tư duy, trong hành động.

Cũng cùng được chính thức công nhận là trợ lý, song, trình độ và cống hiến của những người trợ lý có thể có và thường có sự khác nhau, có khi khác nhau lớn, chẳng những do cấp bậc cao thấp khác nhau của những người thủ trưởng, mà ngay cả giữa những người trợ lý của cùng một thủ trưởng. Cho nên, cấp bậc cán bộ , cấp bậc chuyên gia của những người trợ lý là khác nhau, tùy từng người, chứ không đồng nhất.

Những người trợ lý, tùy theo công viêc được giao chuyên trách, có thể được phân thành những loại như sau:

a/ Trợ lý tham mưu, giúp theo dõi tình hình toàn diện hoặc tình hình từng mặt hoạt động của cơ quan, giúp nghiên cứu các đề án công tác, đề xuất kiến nghị với thủ trưởng.

b/ Trợ lý biên tập, cũng thường gọi là biên tập viên, giúp soạn thảo các loại văn bản (diễn văn, tuyên bố, trả lời phỏng vấn, báo cáo, đề án, nghị quyết, chỉ thị, dự thảo luật, pháp lệnh, nghị định,…).

c/ Trợ lý phái viên, được thủ trưởng ủy nhiệm và ủy quyền làm một số nhiệm vụ cụ thể, có thể ngắn hạn từng vụ, từng việc (như dự một cuộc họp, tham gia một đợt công tác, kiểm tra một đơn vị cấp dưới…), cũng có thể là một nhiệm vụ lâu dài hơn. Trong những trường hợp ấy, người trợ lý làm việc như một đặc phái viên.

d/ Trợ lý đối ngoại, giúp việc trong các quan hệ của thủ trưởng, của cơ quan với các đối tác trong nước và ngoài nước.

e/ Trợ lý chuyên môn, giúp trong một loạt hoạt động đặc thù nào đó, như trợ lý pháp luật, trợ lý đầu tư, trợ lý tài chính, trợ lý thương mai, trợ lý khoa học, trợ lý giáo dục,…

Có những người trợ lý cao cấp, làm việc lâu năm, thực sự trở thành người hợp tác, người cộng sự đắc lực không thể thiếu của người thủ trưởng.

Trong các cơ quan chính quyền, nhất là ở cấp Trung ương, có một thông lệ, có lẽ chưa thành văn, nhưng đã được thực hiện thành nền nếp, đó là: Người giúp việc Thủ tướng thì được gọi là trợ lý và có cấp bậc thứ trưởng, người giúp việc Phó Thủ tướng và Bộ trưởng thường chỉ được gọi là thư ký, dẫu có người thực sự làm những công việc của trợ lý, và có cấp bậc vụ trưởng (cũng có trường hợp là vụ phó, nhưng không nhiều). Thứ trưởng theo quy định chính thức thì không có thư ký, nhưng trong thực tế, nhiều thứ trưởng có thư ký riêng, thường được gọi là “lách đi” là chuyên viên giúp việc. Tình hình như vậy trong các cơ quan chính quyền ở cấp Trung ương đã có ảnh hưởng như một “tiền lệ” hoặc “giải pháp tham khảo” cho cách xử lý đối với những người giúp việc thủ trưởng ở các cơ quan đảng, mặt trận, đoàn thể nhân dân và ở cả các doanh nghiệp.

Có một điều rất đáng chú ý là: người cố vấn, hoặc có khi gọi khiêm tốn hơn là chuyên gia tư vấn của người thủ trưởng hoặc của cơ quan lãnh đạo, cơ quan quản lý là người làm cả vị trí, chức năng, công việc và cách làm việc đều khác về bản chất với người thư ký, người trợ lý, người tham mưu, dẫu là trợ lý hoặc tham mưu ở bậc cao nhất. Phạm trù cố vấn, chuyên gia tư vấn khác hẳn về bản chất với phạm trù thư ký, trợ lý.

Xin nói rất vắn tắt về người cố vấn, người chuyên gia tư vấn như sau:

Trong các cơ quan nhà nước, cơ quan đảng, đoàn thể (ở nước ta là các tổ chức trong hệ thống chính trị), người cố vấn, người chuyên gia tư vấn cho toàn cơ quan hoặc cho người đứng đầu cơ quan là người có 5 điều không:

1/ Không ở trong hệ thống thứ bậc của cơ quan.

2/ Không đại diện cho ai.

3/ Không ai được đại diện cho mình.

4/ Không là cấp trên của bất kỳ ai.

5/ Không là cấp dưới của bất kỳ ai.

Người cố vấn, người chuyên gia tư vấn là người được một cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan mời làm công việc ấy và nhận lời mời. Thường thì cơ quan hoặc người mời có quyết định bằng văn bản về phạm vi công việc và quy chế làm việc của người cố vấn, người chuyên gia tư vấn, theo đúng như thỏa thuận khi mời và nhận lời mời.

Trong nhiều trường hợp, văn bản quyết định có ghi rõ một điều thỏa thuận quan trọng, là: người mời cố vấn cũng như người cố vấn đều có thể chủ động kết thúc công việc, chỉ cần báo trước cho bên kia một thời gian được định rõ và thường không dài, chỉ chừng một tháng.

Người cố vấn, người chuyên gia tư vấn không báo cáo, không đệ trình, không kiến nghị, tức là không làm công việc của một cấp dưới. Người cố vấn, người chuyên gia tư vấn cho (xin nhấn mạnh chữ “cho”. Từ điển tiếng Anh cũng như từ điển tiếng Pháp đều định nghĩa người cố vấn là “người cho”. Tiếng Anh là “to give”, tiếng Pháp là “donner”) cơ quan hoặc người mời cố vấn những lời khuyên can và những lời can.

Người cố vấn, người chuyên gia tư vấn không bắt buộc phải giải đáp mọi vấn đề, phải trả lời mọi câu hỏi mà cơ quan hoặc người mời cố vấn nêu ra. Tùy sự cân nhắc của mình, người cố vấn, người chuyên gia tư vấn có quyền từ chối đáp ứng sự thỉnh cầu của cơ quan hoặc người mời cố vấn.

Trong nền kinh tế thị trường, có nhiều tổ chức tư vấn tư nhân (công ty tư vấn, trung tâm tư vấn, viện tư vấn) và nhiều người làm chuyên gia tư vấn tư nhân về các lĩnh vực. Quan hệ giữa những tổ chức và những người tư vấn ấy với những cơ quan, những người cần tư vấn là quan hệ mua bán giữa người cung ứng dịch vụ tư vấn với khách hàng theo hợp đồng, trong đó định rõ thỏa thuận giữa hai bên về phạm vi, nội dung, cách thức, thời hạn tư vấn, yêu cầu phải đạt, giá cả và phương thức thanh toán,v.v…

Có năng lực và phẩm chất làm cố vấn, làm chuyên gia tư vấn là khó. Biết mời và  biết làm việc với cố vấn, chuyên gia tư vấn là rất khó.

C.NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ, TRỢ LÝ VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI THƯ KÝ, TRỢ LÝ.

Những nhiệm vụ chung của người thư ký, của người trợ lý đã được trình bày trong phần khái niệm trên đây. Những nhiệm vụ cụ thể thì được xác định trong từng trường họp, khác nhau tùy tính chất và cấp bậc của cơ quan, tùy cương vị và chức quyền của người thủ trưởng, tùy trình độ và phẩm chất của người thư ký, người trợ lý, tùy quan hệ thân thuộc và tin cậy lẫn nhau đến mức nào giữa người thủ trưởng với người thư ký, người trợ lý. Không thể liệt kê đày đủ và chính xác tất cả các nhiệm vụ cụ thể, chi tiết của người thư ký, người trợ lý đúng cho mọi trường hợp.

Những yêu cầu đối với người thư ký, người trợ lý có thể tóm tắt như sau (ở đây chủ yếu nói về những người giúp việc các thủ trưởng tại các cơ quan trung ương, trong chừng mực nào đó, những yêu cầu này cũng có thể áp dụng đối với những người giúp việc các thủ trưởng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và tại các doanh nghiệp lớn):

Về năng lực:

• Học vấn: Tốt nghiệp đại học đối với thư ký, trên đại học (thạc sĩ, tiến sĩ, tiến sĩ khoa học, phó giáo sư, giáo sư) đối với trợ lý.


• Học chính trị: Học xong chương trình trung cấp của Học viện Chính trị-Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh đối với thư ký, học xong chương trình cao cấp của Học viện Chính trị-Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh đối với trợ lý. Nếu làm việc tại các cơ quan chính quyền, thì có thêm yêu cầu là thư ký phải học xong chương trình trung cấp và trợ lý phải học xong chương trình cao cấp về nghiệp vụ hành chính của trường đào tạo cán bộ hành chính.


• Khoa học nghiệp vụ: Thư ký phải tốt nghiệp bậc trung học và trợ lý phải tốt nghiệp bậc cao cấp trong khoa học, nghiệp vụ thuộc ngành nghề của cơ quan mình giúp việc.


• Ngoại ngữ: Đọc, nói, nghe, viết, dịch được ít nhất hai thứ tiếng, trong đó có tiếng Anh. Khuyến khích học biết thêm một ngoại ngữ thứ ba.


• Sử dụng thành thạo máy vi tính, khai thác thành thạo internet.


• Hiểu biết về nghề thư ký, trợ lý.


• Hiểu biết về cơ quan mình giúp việc: Chức năng, mục tiêu, nhiệm vụ, phương pháp công tác. Truyền thống, hiện tại và triển vọng. Việc và người. Các mối quan hệ trong ngoài, trên dưới, ngang dọc của cơ quan và của người thủ trưởng.


• Nhiều sáng kiến chủ động.


• Nhanh nhạy mà chắc chắn, linh hoạt mà vững vàng.


• Giàu khả năng tạo cảm tình, tạo tin cậy

Về phẩm chất:

Có tâm huyết và nhiệt tình với dân, với nước. Ít ham muốn về cá nhân: chức, quyền, danh lợi.

• Trung thực, thẳng thắn, chân thành.


• Tử tế, lương thiện, trong sạch.


• Biết thực lòng kính trọng con người.


• Khiêm tốn phục vụ.


• Kín đáo, giữ vững nguyên tắc.


• Tự tin, tự trọng, đàng hoàng, không dựa dẫm, lợi dụng thủ trưởng để mưu cầu việc riêng, không chen ý đồ cá nhân vào công việc chung, không cậy thế gần gũi thủ trưởng. Phải giữ khoảng cách nhất định giữa mình (người thư ký) với thủ trưởng.


• Tận tụy, không quản ngại khó khăn, gian khổ.


• Nhẫn nại, nhẫn nhịn, thậm chí có khi phải nhẫn nhục vì lợi ích chung.


• Ham học hỏi (vị trí thư ký, trợ lý rất thuận lợi cho việc học hỏi).

Những điểm yêu cầu trên đây đúng là có cao, nhưng người thư ký cần phải có, nếu không, người thư ký sẽ không thể hoàn thành được nhiệm vụ của mình. Có thể, thời gian đầu, mình chưa thể đạt được tất cả những yêu cầu trên, nhưng cũng phải đề ra để phấn đấu. Trên thực tế, có những yêu cầu rất khó đánh giá định lượng, kể cả bằng việc cho điểm. Vì vậy, phải dựa vào sự nhận xét của từng người, sự đánh giá của cơ quan chuyên trách về cán bộ, ý kiến của đông đảo những người có liên quan và diều rất quan trọng, có ý nghĩa quyết định, là sự đánh giá của người thủ trưởng đối với người thư ký.

• CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ,NGƯỜI TRỢ LÝ:


• Quan hệ với thủ trưởng:

1. Phục tùng, trung thành, nhưng không mù quáng, bị động. Phục tùng đi đôi với biết khuyên và biết can thủ trưởng, tùy trình độ của mình và tùy mức độ tin cậy lẫn nhau đến đâu với thủ trưởng.


2. Góp phần xây dựng và quản lý thời gian biểu và chương trình nghị sự của thủ trưởng: ngày, tuần, tháng, quý, năm và dài hơn nữa.


3. Hiểu rõ công việc của thủ trưởng, những mong muốn, những lo toan của thủ trưởng, hiểu bản lĩnh lãnh đạo, phong cách làm việc, nhân cách con người của thủ trưởng, thấy chỗ mạnh chỗ yếu của thủ trưởng, giúp thủ trưởng đạt mong muốn, gỡ lo toan, phát huy chỗ mạnh, khắc phục chỗ yếu để thủ trưởng tự nâng cao mình lên ngang tầm với vị trí công tác.


4. Biết động viên hoặc an ủi thủ trưởng khi cần thiết, nhưng nói chung, không nên khen ngợi, ca tụng, tâng bốc thủ trưởng, không nên phản ánh sự hoan nghênh, ngưỡng mộ của cán bộ, nhân dân đối với thủ trưởng; nếu thủ trường “hữu xạ”, thì “tự nhiên hương”, cho nên người thư ký không cần sốt sắng làm việc này.

Trái lại, rất nên và mạnh dạn nêu những khuyết điểm, những sai sót của thủ trưởng để thủ trưởng rút kinh nghiệm. Những người thủ trưởng nghiêm túc, có đầu óc nhìn xa trông rộng, thường rất muốn nghe những tiếng nói thật lòng của những người cộng sự và không thích sự tâng bốc quá đáng. Tất nhiên, chọn thời gian thích hợp để góp ý làm cho thủ trưởng dễ tiếp thu, không gây phản cảm. Tốt nhất là tạo được nền nếp và có sự đồng ý của thủ trưởng về việc phê bình, góp ý này.

1. Biết dự tính đúng và chuẩn bị trước để sẵn sàng, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của thủ trưởng.


2. Tìm hiểu để nắm được tình hình những việc và những người có liên quan nhằm làm tốt nhiệm vụ của mình, nhưng không tò mò, thóc mách, xoi mói, bới móc. Không bao giờ cố tìm biết điều không cần và không được biết.


3. Không nói tốt, cũng không nói xấu về thủ trưởng với bất kỳ ai. Sự đánh giá về thủ trưởng được tiến hành có nguyên tắc, quy chế và thủ tục chính thức.


4. Biết mềm mỏng, nhã nhặn, lịch sự mà rất có hiệu quả, che chắn, bảo vệ thủ trưởng khỏi nhuwnghx sự quấy rầy vô ích, mất thời giờ và gây phiền phức, cản trở công việc.


5. Chăm sóc thủ trưởng về các mặt với tình đồng sự, nhưng phải kín đáo, không lộ liễu, phô phang. Quá chăm sóc lại càng dở hơn.


6. Rất chú ý và khéo xử lý để không trở thành người tay chân thân tín vô điều kiện của thủ trưởng, như kiểu “đồ đệ đối với đại ca”. Cũng không trở thành người quản gia chạy vạy, thu xếp mọi việc cho vợ (hoặc chồng), con, họ hàng thủ trưởng. Người thủ trưởng có lòng tự trọng thì không bao giờ đòi hỏi và biến thư ký, trợ lý của mình thành tay chân hoặc quản gia.\


7. Qua hệ trong cơ quan và ngoài cơ quan, với cấp trên, ngang cấp và cấp dưới thủ trưởng.

Những quan hệ này có nội dung và cách thức rất phong phú, đa dạng, cụ thể như sau:

Về nội dung: Từ cấp trên là nghị quyết, chỉ thị, mệnh lệnh, thông tri, yêu cầu báo cáo,…Từ ngang cấp là trưng cầu ý kiến, thảo luận công việc, thông báo tình hình, phối hợp hành động, trả lời vấn đề được hỏi,…Từ cấp dưới là báo cáo, thỉnh thị, kiến nghị, đề án công việc,…Từ các đối tác nước ngoài là lời mời, lời xin phép hoạt động, thông báo, kiến nghị, trả lời vấn đề được hỏi,…

Về cách thức quan hệ: Họp hội nghị, gặp trực tiếp, nói chuyện qua điện thoại, gửi fax, gửi thư điện tử, viết thư, thông qua người đại diện,…

Công việc của người thư ký, người trợ lý là theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp thủ trưởng xử lý các mối quan hệ ấy, bảo đảm đạt những yêu cầu chính sau đây:

1. Với cấp trên: Tôn trọng, phục tùng, chủ động góp ý khi cần thiết. Không dựa dẫm, không quỵ lụy, không nịnh bợ, không lừa dối.


2. Với ngang cấp: Đoàn kết, thân ái, kết hợp nhịp nhàng, hiệp đồng chặt chẽ, không ganh tỵ, suy bì. Không kèn cựa, chèn lấn.


3. Với cấp dưới: Nghiêm minh, có lý, có tình. Lắng nghe và tôn trọng. Phát huy khả năng của mọi người, mọi bộ phận trong tổ chức. Không ngạo mạn, trịch thượng. Không áp đặt quan liêu. Không hạch sách, vòi vĩnh.


4. Với đối tác nước ngoài: Tạo được tín nhiệm, sự nể trọng và cảm tình. Tỉnh táo, sáng suốt. Biết tranh thủ thời cơ. Lịch sự, thể hiện trình độ văn hóa cao. Không sơ hở, không thô bạo, không cứng nhắc.

Riêng về bản thân người thư ký, người trợ lý, có hai yêu cầu rất quan trọng:

• Làm tốt nhiệm vụ là dây chuyền chuyển tải thông tin và ý kiến hai chiều một cách trung thành và nhanh nhậy, là nhịp cầu tiếp xúc thuận lợi và tin cẩn, là người “trung gian” nhưng phải luôn luôn “trung”, không bao giờ ‘gian”.

Điều cốt yếu là có tấm lòng trong sạch, không xoay xở kiếm chác lợi ích cá nhân, thể hiện là không gài thêm ý kiến riêng của mình làm méo mó thông tin và sai lệch ý kiến của người thủ trưởng. Cũng không hãm thông tin và ý kiến của cả hai chiều, kéo dài thời gian, bắt chờ đợi để vòi vĩnh.

1. 
   
   
   
   1. Biết rõ và giữ đúng cương vị của mình. Điều này càng cần thiết, vì chức năng thư ký, trợ lý thường có chỗ mơ hồ, nhiều người thư ký thực quyền rất lớn, vượt quá cương vị của mình. Cần khiêm tốn, hòa nhã, luôn luôn sẵn sàng phục vụ. Không huênh hoang, không lộng quyền, không tham nhũng, không khúm núm.
   
   
   2. Quan hệ với nhân dân.
   
   
   
   

Người thư ký, người trợ lý cũng nư tất cả những người làm việc có liên quan đến dân, phải tuân thủ 10 điều trong quan hệ với dân như sau:

1. 
   
   
   
   1. Tin yêu và kính trọng dân.
   
   
   2. Phục vụ lợi ích của dân.
   
   
   3. tôn trọng các quyền của dân.
   
   
   4. Phát huy nguồn lực của dân.
   
   
   5. Học tập dân.
   
   
   6. Hướng dẫn dân về những điều mình hiểu biết.
   
   
   7. Gương mẫu đi đầu trong dân.
   
   
   8. Lo trước dân, vui sau dân.
   
   
   9. Chịu sự kiểm tra của dân.
   
   
   10. Dám đòi hỏi cao về tinh thần trách nhiệm công dân ở người dân khi cần.
   
   
   11. Không được làm bất cứ việc gì trái với những điều trên đây, đặc biệt là không được gây phiền hà, sách nhiễu dân, không dược gây khó khăn cho dân, không được xâm phạm tài sản của dân, không được tước đoạt các quyền của dân.
   
   
   
   

Trên đây, chúng tôi đã nêu một số mặt công tác của người thư ký, người trợ lý. Nói triết lý một chút, làm người quả là rất khó, dù đảm nhiệm bất kỳ chức năng gì của cái mệnh làm người. Rất khó, và rất đẹp. Có nhà tư tưởng đã viết rằng: “Con người, danh hiệu ấy vang lên cao cả biết bao”.

Có lẽ, có thể nhận định rằng những yêu cầu nêu ra trong bài này là mức độ cho những người giúp việc tốt và giỏi, rất tốt và rất giỏi. Đó là hướng phấn đấu của mọi người thư ký, mọi người trợ lý để từng bước tự nâng cao. Lập nghiệp thành đạt hơn và cống hiến tốt hơn.