CÁCH THỨC TIẾN HÀNH CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
PGS.TS Đức Vượng.
1.Bổ sung khái niệm thư ký
Trong các bài viết của Nhà nghiên cứu Việt Phương đã nêu rõ khái niệm “thư ký”, chức năng, nhiệm vụ của người thư ký. Bài này, tôi xin bổ sung một vài khái niệm về thư ký:
Thư ký (tiếng Anh viết là “secretary”, tức là “viên thư ký” thuộc về danh từ, chỉ người) là người giúp việc lãnh đạo cơ quan, đơn vị, chủ yếu là giúp việc biên chép, viết bài, lên lịch công tác tuần, tháng, năm cho lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị; nói chung là người làm công việc về văn bản, giấy tờ; điều hành các công việc hằng ngày của một tổ chức, cơ quan, đơn vị, đoàn thể.
Trợ lý (tiếng Anh là “assistant”, tức là “viên trợ lý”, người giúp việc, phụ tá, thuộc về danh từ, chỉ người) là người giúp việc lãnh đạo, quản lý trong một lĩnh vực chuyên môn nào đó, như trợ lý tổng bí thư đảng, trợ lý tổng thống, trợ lý chủ tịch nước, trợ lý thủ tướng, trợ lý bộ trưởng, trợ lý viện trưởng, trợ lý giám đốc, trợ lý giảng dạy, trợ lý nghiên cứu khoa học, trợ lý tác chiến của một đơn vị quân đội, công an,…
Xét về mặt thuật ngữ, trợ lý không to hơn thư ký. Việc quan niệm trợ lý to hơn thư ký là tính theo cương vị công tác. Trợ lý cho một nhân viên cấp cao đòi hỏi người trợ lý phải có trình độ cao cả về khả năng nghiên cứu, viết, tổng kết, khả năng tham mưu, khả năng đề xuất,…
Thư ký khác với thư lại. Thư lại là một viên chức trông nom việc văn thư nơi công đường dưới chế độ phong kiến. Còn thư ký là người ghi chép, người giữ việc giấy tờ trong một cơ quan, coi việc giấy tờ cho cơ quan; người có quyền thay mặt thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo cơ quan, giải quyết những công việc hành chính hằng ngày.
Thư ký chia ra nhiều loại: thư ký cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị, văn phòng, hãng buôn, thư ký cho một đại hội, hội nghị, hội thảo, đàm phán, thư ký tòa soạn báo,…
Trong từng loại, thư ký được phân riêng: thư ký khoa học; thư ký hành chính; thư ký chung; thư ký vụ việc.
Thư ký khoa học là người giúp cơ quan, thủ trưởng cơ quan chuyên nghiên cứu về khoa học; viết những bài cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan mang tính khoa học; thực hiện những công trình nghiên cứu khoa học của cơ quan, làm các đề tài, đề án, dự án; viết các báo cáo tổng kết theo “đơn đặt hàng” của cấp có thẩm quyền. Loại thư ký này đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao, sâu; có khả năng nghiên cứu và viết tốt.
Thư ký hành chính là thư ký làm những công việc hành chính cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan như soạn thảo công văn, thư từ, thư tịch, tài liệu; xử lý công văn, thư từ, tài liệu; ghi chép biên bản các cuộc họp; lên lịch công tác tuần của cơ quan, thủ trưởng cơ quan; bố trí tiếp khách; giải quyết những công việc hành chính hằng ngày. Loại thư ký này phải có trình độ nghiệp vụ hành chính; linh hoạt, nhạy bén, xử lý công việc nhanh chóng.
Thư ký chung là thư ký vừa có thể làm thư ký khoa học, vừa có thể làm thư ký hành chính, tuy thời gian làm hành chính có phần nhiều hơn thời gian làm khoa học. Loại thư ký này đòi hỏi vừa phải có trình độ nghiên cứu khoa học, vừa có trình độ làm công tác hành chính, sự vụ. Thông thường, trong một cơ quan cấp bộ và tương đương, người thủ trưởng có một thư ký chung này.
Thư ký khoa học, thư ký hành chính, thư ký chung đều là những thư ký chuyên nghiệp.
Thư ký vụ việc là thư ký không chuyên nghiệp, làm từng vụ việc, như thư ký biên bản trong mỗi cuộc họp, hội thảo, hội đồng, thư ký ngồi trong đoàn thư ký của đại hội, làm nhiệm vụ tổng hợp các ý kiến gửi đoàn chủ tịch báo cáo tại đại hội, thư ký của đoàn đại biểu đi công tác nước ngoài,…Loại thư ký này, đòi hỏi phải có trình độ ghi chép nhanh, hệ thống vấn đề nhanh, biết nắm bắt những điểm chính để khái quát thành những vấn đề lớn, giúp cho người chủ trì có cơ sở tổng kết.
Thư ký riêng là người giúp việc thủ trưởng trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng; tiếp khách nếu được thủ trưởng giao.
Dù nằm trong bất kỳ loại thư ký nào cũng thấy rất vất vả về đầu óc, lúc nào cũng lao tâm khổ tứ, tất bật với công việc, thần kinh luôn căng thẳng.
Trong thực tế, nhiều thư ký đã tháp tùng nhiều vị lãnh đạo cấp cao đi thăm và làm việc tại các nước hoặc các địa phương. Trong những chuyến đi này, có cả thư ký vụ việc, thư ký chuyên nghiệp. Trưởng đoàn phân công hoặc anh em tự phân công nhau mỗi người đảm nhận một việc. Người thì chuyên ghi chép để viết báo cáo kết quả chuyến đi, người thì viết bài tại chỗ cho trưởng đoàn phát biểu, người thì sưu tầm tài liệu, số liệu theo yêu cầu của trưởng đoàn. Mỗi vị trưởng đoàn lại có những yêu cầu riêng về công việc, đòi hỏi người thư ký phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó. Có những trường hợp, trưởng đoàn yêu cầu thư ký phải nói chính xác sự kiện này, sự kiện kia, trong khi đó, tài liệu về những vấn đề đó lại để ở cơ quan trong nước, không ai mang theo, cho nên đòi hỏi người thư ký phải có trí nhớ tốt để có thể “lấy ngay trong đầu óc ra” báo cáo với trưởng đoàn, đồng thời là thủ trưởng của mình về các số liệu, sự kiện.
Có những lần tháp tùng các đoàn cấp cao đi thăm và làm viêc tại một số nước, chúng tôi thấy có vị trưởng đoàn, trong lúc ăn sáng, yêu cầu người thư ký phải viết ngay cho những “gạch đầu dòng” để trưởng đoàn phát biểu trong một cuộc hội đàm sẽ diễn ra ngay sau đó. Trong trường hợp quá gấp này, yêu cầu người thư ký phải ghi ngay ra những gạch đầu dòng cơ bản nhất để đưa cho trưởng đoàn phát biểu. Khi trưởng đoàn phát biểu, chúng tôi quan sát thấy có vị trưởng đoàn xem lướt qua những gạch đầu dòng đó, rồi phát biểu theo nội dung đã chuẩn bị trước trong đầu, nhặt ra vài ý của người thư ký đã chuẩn bị để kết hợp phát biểu; có vị không thêm bớt gì, sử dụng tất cả những gạch đầu dòng của thư ký chuẩn bị mà cụ thể hóa ra trong khi nói; có vị không lấy được một gạch đầu dòng nào của người thư ký, vì những gạch đầu dòng đó không đáp ừng được yêu cầu của trưởng đoàn mà chúng tôi vẫn gọi là ‘không trúng ý thủ trưởng”. Thật ra, để “trúng ý thủ trưởng” là rất khó, nhất là vị thủ trưởng đó lại là lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước, có trình độ. Mỗi lần, trưởng đoàn sử dụng hết các gạch đầu dòng của thư ký, chúng tôi thấy vui, nhưng mỗi lần trưởng đoàn không sử dụng, hoặc sử dụng rất ít các gạch đầu dòng, chúng tôi thấy hơi buồn. Tôi còn nhớ khi làm thư ký cho đề tài cấp nhà nước: “Hồ Chí Minh và con đường cách mạng Việt Nam” do Đại tướng Võ Nguyên Giáp làm Chủ nhiệm. Có lần, chúng tôi được tháp tùng Đại tướng đi khảo sát thực tế tại Nam Định, Thái Bình. Khi đến thăm Nhà máy dệt Nam Định. Đại tướng bảo tôi viết cho Đại tướng vài ý để Đại tướng phát biểu với lãnh đạo Nhà máy. Chừng khoảng 10 phút, tôi viết xong, trình Đại tướng. Đại tướng đọc xong, gật đầu, rồi trả lại cho tôi trang giấy đã viết. Đến khi nói, Đại tướng nói vo, không có bất cứ một thứ giấy tờ gì cầm trên tay.
Muốn được thủ trưởng, trưởng đoàn chấp nhận những vấn đề về nội dung bài viết, bài phát biểu do thư ký chuẩn bị, người thư ký phải có cả một vốn liếng từ trước, đồng thời, phải nắm bắt hết sức nhanh nhạy tình hình của nước mà thủ trưởng, trưởng đoàn đi đến, có nghĩa là phải ra sức học tập, nâng cao trình độ, phải có lý luận cơ bản tốt để làm cơ sở cho lý luận ứng dụng mà người thư ký phải đối phó hằng ngày.
2. Nghệ thuật và tình cảm về mối quan hệ công việc và quan hệ con người của người thư ký.
Về mối quan hệ nói chung của người thư ký đã được Nhà nghiên cứu Việt Phương trình bày sâu sắc ở vấn đề thứ nhất trong cuốn sách này. Trong phần này, tôi chỉ xin nói về mối quan hệ công viêc và quan hệ con người của người thư ký ở góc độ nghệ thuật và tình cảm.
Người thư ký phải có cách thức tiến hành công việc, bảo đảm cho các công việc được thuận lợi, nhanh chóng, hiệu quả.
Trong cuốn sách “Phục vụ và duy trì: cải thiện hành chính công trong môt thế giới cạnh tranh” của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB), bản dịch của một tập thể dịch giả, đứng dầu là Tiến sĩ Ngô Đức Mạnh, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2003, có đưa ra hai tiêu chí trong cách thức tiến hành công việc là tăng cường các mối liên kết trong hệ thống và đẩy mạnh việc tạo ra các “hạt nhân hiệu quả”, nhận định rằng, ở nhiều nước đang phát triển, việc không có các hệ thống liên lạc thường xuyên giữa các cơ quan và thiếu các biện pháp tương hỗ thông tin (được xem là tài sản của cá nhân) thường dẫn tới kết quả là xây dựng chính sách một cách rời rạc và ban hành quyết định không đồng bộ. Vì vậy, vấn đề đặt ra là làm thế nào để cải thiện việc cung cấp thông tin cho các cơ quan nghiên cứu, doanh nghiệp, nhà khoa học chuyên ngành được thuận lợi và đầy đủ. Tiêu chí hoạt động có tính định hướng để cải thiện bền vững là phải tăng cường các mối liên kết giữa các bộ phận cấu thành của nền hành chính công. Việc tăng cường các mối liên hệ thể chế và thông tin trong phạm vi hệ thống hành chính sẽ dẫn đến sự minh bạch và trách nhiệm giải trình. Vấn đề cơ bản là phải có mối liên kết cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin mạnh mẽ hơn, hợp tác chặt chẽ hơn. Muốn vậy, cần phải có những nhận thức, thay đổi năng động có thể tạo ra những thông điệp tích cực chuyển tải thông qua hệ thống bởi các kênh thông tin đã được cải thiện.
Tiêu chí có tính định hướng để lựa chọn các chức năng chủ yếu này chính là sự đóng góp của các chức năng đó vào việc tối đa hóa các mối liên kết trong lĩnh vực công.
Từ những nhận định trên đây về cách thức tiến hành công việc chung, cách thức tiến hành công việc của người thư ký cũng có những nét tương tự. Vấn đề có tính bao trùm trong công việc của người thư ký, xét cho cùng, là ở mối liên hệ. Người thư ký giỏi là người biết nâng mối liên hệ thành “nghệ thuật liên hệ”. Bản thân một người thư ký dù tài mấy, cùng không đủ thời gian để làm tất cả các công viêc thuộc chức năng của mình, cho nên phải nhờ người khác làm giúp, mà muốn người khác làm giúp có hiệu quả, thì người thư ký phải có mối liên hệ tốt. Thí dụ, một vị thủ trưởng phụ trách một cơ quan phải làm nhiều chức năng công tác khác nhau, khi người thủ trưởng đó cần một bài diễn văn về một lĩnh vực công tác nào đó, hẳn bản thân người thư ký không thể viết được tất cả các bài thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như thế, cho nên người thư ký phải tìm chuyên gia viết giúp. Việc tìm kiếm này có thành công hay không, lại phụ thuộc vào mối quan hệ của người thư ký. Có người thư ký, vừa có trình độ, lại vừa đứng đắn, có cái tâm, nên khi đến gặp chuyên gia để đặt bài, vị chuyên gia đó hưởng ứng ngay. Chỉ vài ngày sau đã có bài viết nghiêm chỉnh gửi cho người thư ký để cho người thư ký trình lên thủ trưởng. Thủ trưởng ca ngợi bài viết này đạt chất lượng tốt. Nhưng cũng có vị thư ký đến đặt bài viết, vị chuyên gia đó từ chối ngay với lý do “tôi bận lắm, không viết được, hoặc không đủ trình độ để viết một bài như thế”. Sự thật, vấn đề không phải đủ trình độ hay không đủ trình độ, có thời gian hay không có thời gian, mà là ở mối quan hệ của người thư ký. Khi tâm phục, mọi việc đều xong; khi tâm không phục, mọi việc đều dang dở.
Trong cuộc sống đã diễn ra bao mối quan hệ khác nhau. Có mối quan hệ cá nhân với cá nhân, vì quyền lợi cá nhân. Có mối quan hệ cá nhân với người đứng đầu một tổ chức không phải vì công việc chung, mà vì lợi ích cá nhân, mưu toan để được ngồi lên ghế này, ghế nọ. Mối quan hệ theo kiểu này thường là kể công thành tích, trình độ của mình, đồng thời, ra sức chê bai, nói xấu người khác. Việc làm này thường gây ra những rắc rối, phiền toái trong mối quan hệ.
Vậy thế nào là mối quan hệ đứng đắn? Quan hệ, xét về mặt ngôn ngữ, nó là một liên từ, chỉ sự gắn liền về mặt nào đó giữa người này với người khác, giữa người này với một nhóm người khác, giữa một nhóm người này với một nhóm người khác, giữa một tập thể này với một tập thể khác. Tất cả đều nằm trong quan hệ xã hội. Quan hệ xã hội, xét về mặt triết học, nó là yếu tố cần thiết trong mối liên hệ qua lại giữa tất cả mọi hiện tượng, giữa con người và con người trong quá trình cùng chung hoạt động, phản ánh sự thống nhất vật chất của thế giới khách quan quyết định. Từ trước tới nay, chưa thấy một sự vật nào tồn tại ở ngoài quan hệ. Vì vậy, xét cho cùng, quan hệ bao giờ cũng là quan hệ của các sự vật. sự tồn tại của bất kỳ một sự vật nào với những đặc điểm và đặc tính riêng của nó, sự phát triển của nó tùy thuộc vào toàn bộ mối quan hệ của nó đối với các sự vật khác của thế giới khách quan. Bản thân của mỗi sự vật chỉ thể hiện ra trong mối quan hệ của chúng với những hiện tượng khác. Việc thay đổi toàn bộ những mối quan hệ có thể dẫn đến làm thay đổi sự vật đó. Trong mối quan hệ có mối quan hệ bên trong và mối quan hệ bên ngoài. Cần phân biệt mối quan hệ bên trong của những sự vật khác nhau, đặc biệt là của những mặt đối lập giũa bên trong với bên ngoài của nó với những khách thể khác. Tuy nhiên, mối quan hệ bên trong và mối quan hệ bên ngoài chỉ là tương đối, vì thực chất của mối quan hệ này có sự chuyển hóa lẫn nhau. Mối quan hệ nào cũng có những nét đặc biệt của nó. Con người có quan hệ với những sự vật do họ tạo ra, với thế giới khách quan và với những người khác. Vấn đề này quy định bản chất xã hội của ý thức con người, và, mặt khác, giải thích sự cần thiết phải nghiên cứu các quan hệ xã hội để có được những nhận thức đúng. Khi con người soi thấy bản thân mình trong cái thế giới mà họ khám phá ra và bắt đầu quan hệ với chính bản thân mình với tính cách là một con người có mối quan hệ với người khác, thì khi ấy, mối quan hệ giữa con người (bản thân mình) với con người (bản thân người khác) là mối quan hệ tác động, hoặc thúc đẩy, hoặc kìm hãm. Xét cho cùng, tất cả các mối quan hệ giữa các sự vật và hiện tượng được quy về quan hệ xã hội. Quan hệ xã hội có thể chia ra làm quan hệ vật chất và quan hệ tư tưởng. Giữa hai mối quan hệ này, quan hệ sản xuất của cải vật chất là cơ sở của sự tồn tại và sự phát triển của xã hội loài người. Điều này cho thấy quan hệ kinh tế là quan trọng nhất. quan hệ sản xuất quyết định tính chất của những quan hệ xã hội khác như quan hệ chính trị, pháp luật,…hiểu được sự phụ thuộc đó của mọi quan hệ xã hội khác đối với quan hệ sản xuất, thì có thể tạo dựng được mối quan hệ chân chính. Muốn tạo dựng được mối quan hệ chân chính giữa con người với con người, thì phải có quan điểm nhận thức đúng. Muốn có quan điểm nhận thức đúng, thì phải có quan điểm thực tiễn muốn có quan điểm thực tiễn, thì phải có quan điểm nhận thức thực tiễn là tiêu chuẩn của khoa học nhận thức, cũng là tiêu chuẩn của đời sống xã hội.
Người thư ký phải hiểu được tất cả những mối quan hệ ràng buộc chằng chịt đó để có cách đối xử, xử lý đúng đắn trong mối quan hệ và không mắc phải một sai lầm nào trong mối quan hệ.
Mối quan hệ của người thư ký ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của người thủ trưởng. Nếu người thư ký tạo dựng được mối quan hệ tốt, uy tín của người thủ trưởng cũng sẽ được nâng lên. Nếu người thư ký tạo dựng mối quan hệ không tốt, uy tín của người thủ trưởng sẽ bị hạ thấp xuống. tuy nhiên, về mặt này, mấu chốt vẫn là nhân cách, tài năng, đức độ của người thủ trưởng là chính. Nhưng để cho nhân cách, tài năng, đức độ của người thủ trưởng lan tỏa ra, một phần phụ thuộc vào mối quan hệ của người thư ký, giúp việc thủ trưởng.
3.Nghệ thuật xử lý công việc
Khi xác định và tạo dựng được mối quan hệ đúng đắn, người thư ký phải biết xử lý công việc một cách khoa học và khéo léo. Khoa học và khéo léo trong việc xử lý công việc của người thư ký phải được nâng lên thành nghệ thuật – nghệ thuật của xử lý công việc. Thư ký là người đầu tiên tiếp xúc với công việc của thủ trưởng để báo cáo thủ trưởng cho ý kiến. người thư ký hằng ngày phải giải quyết rất nhiều công việc, đòi hỏi phải biết sắp xếp thời gian để giải quyết công việc cho hợp lý, dứt điểm, hiệu quả.
Có mấy loại công việc mà người thư ký phải giải quyết hằng ngày:
Trả lời qua điện thoại: Chuông điện thoại trong máy bàn số 1, tại phòng làm việc của người thư ký, reo lên:
- Alô! Cho tôi nói chuyện với anh thư ký A.
- Vâng! Tôi đây!
Nói được vài câu, thì máy bàn số 2, tại phòng làm việc của người thư ký, reo lên:
- Alô! Cho tôi nói chuyện với anh thư ký A.
- Vâng! Tôi đây!
Nói được vài câu, thì điện thoại di động số 1 của người thư ký reo lên:
- Alô! Cho tôi nói chuyện với anh thư ký A.
- Vâng! Tôi đây!...
Gặp những trường hợp này, người thư ký phải biết khéo léo xử lý, yêu cầu người gọi phải nói ngắn gọn để còn nghe máy khác, hoặc là không nhấc máy để cho máy tự cắt, sau đó, gọi lại.
Tiếp khách: Do yêu cầu của mối quan hệ công tác, hằng ngày người thư ký phải tiếp nhiều khách. Tiếp khách cũng phải có nghệ thuật, gọi là “nghệ thuật tiếp khách”. Trong thực tế, có nhiều loại khách đến làm việc với người thư ký qua sự ủy nghiệm của thủ trưởng. Có người khách nói rất dài, ngồi rất dai, nói mãi cũng không dứt được. Những trường hợp này, người thư ký đành phải nói lời “xin lỗi” và đưa ra cách giải quyết của mình. Có người khách đã luống tuổi, ở xa đến, muốn gặp thủ trưởng để phản ánh một việc nào đó, nhưng thủ trưởng đi họp, nên người thư ký phải thay mặt thủ trưởng để tiếp người khách đó. Gặp trường hợp này, người thư ký phải có cách giải quyết hiệu quả, đừng để cho người khách phải ra về một cách buồn bã, thất vọng. Có người khách đến, cứ nhất định đòi gặp thủ trưởng, chứ không chịu gặp thư ký. Gặp trường hợp này, người thư ký phải báo cáo ngay với thủ trưởng. Nếu thủ trưởng đi vắng, người thư ký phải hẹn trả lời khách qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.
Người thư ký phải biết phân biệt đối tượng khách. Khách nào thủ trưởng phải tiếp, khách nào mình tiếp và có thể giải quyết trực tiếp với khách.
Giải quyết thư từ, công văn gửi đến: Hằng ngày, người thư ký nhận được rất nhiều thư từ từ các nơi gửi đến cho thủ trưởng. Theo nguyên tắc thư tín quốc tế, phong bì nào gửi đích danh người nhận, thì phải đưa tận tay cho người đó, người thứ hai không được tùy tiện bóc phong bì. Nhưng trên thực tế, có vị thủ trưởng, vì mỗi ngày nhận hàng chục thư từ, công văn từ các nơi gửi đến, đọc không xuể, đã ủy quyền cho người thư ký được phép bóc một số thư từ, công văn, rồi xin ý kiến thủ trưởng và đề xuất những biện pháp xử lý. Trường hợp này là người thủ trưởng rất tin vào người thư ký, ủy quyền cho người thư ký được bóc một số phong bì gửi cho mình.
Mọi thư từ, công văn gửi cho thủ trưởng, người thư ký đều phải vào sổ “công văn đến”. Mỗi công văn, thư từ, người thư ký đều phải viết trên mẩu giấy vàng, dán ở góc trên công văn, ghi rõ ý kiến của thủ trưởng hoặc ý kiến đề xuất của mình về cách giải quyết và thời gian giải quyết từng trường hợp cụ thể. Các công văn đã giải quyết xong, thì lưu vào cặp chuyên đề, còn các công văn đang và sẽ giải quyết, thì đặt ngay tại mặt bàn để cho dễ nhớ mà giải quyết tiếp.
Trong thực tế, đã có trường hợp có người gửi văn bản cùng một vấn đề đến cơ quan và thủ trưởng cơ quan đó rất nhiều lần. Thí dụ: Có người ở một tỉnh miền Trung, tự gửi đến cho cơ quan mọt văn bản, đòi cơ quan đó phải trả lời. Cơ quan trả lời lần thứ nhất, anh ta chưa thông, lại gửi tiếp bức thư thứ hai. Cơ quan trả lời lần thứ hai, anh ta vẫn chưa thông, lại gửi tiếp bức thư thứ ba. Cơ quan trả lời lần thứ ba, anh ta vẫn chưa thông, lại gửi tiếp bức thư thứ tư…Cơ quan lại phải trả lời. Sự việc này kéo dài đến vài năm, cũng chỉ vì “những bức thư dai dẳng”, không đâu vào đâu mất rất nhiều thời gian. Cuối cùng, vị chánh văn phòng cơ quan và người thư ký bàn nhau là lờ đi không trả lời nữa. Tuy vậy, anh ta vẫn chưa chịu, cứ tiếp tục viết thư và viết thư…và sự im lặng không trả lời, lại tiếp tục diễn ra. Thật ra, văn bản mà anh ta gửi đến, chẳng liên quan gì đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, có điều là anh ta gửi cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng cơ quan và cả bản thân người thư ký trực tiếp, nếu không trả lời, e không tiện, nên đành phải trả lời, nhưng càng trả lời, anh ta càng viết thư, xảy ra tình trạng dai dẳng về thư từ giữa hai bên. Trường hợp này, tuy không phổ biến, nhưng cũng cần được nghiên cứu để tìm ra cách giải quyết thế nào cho thỏa đáng cả bên gửi thư và bên nhận thư.
Thời gian sắp xếp công việc: Như trên đã nói, người thư ký rất bận với công việc. Để giải quyết công việc hợp lý, đòi hỏi người thư ký phải biết sắp xếp thời gian cho hợp lý, khoa học.
Thông thường, thì cuối tuần trước, người thư ký phải lên được lịch công tác của thủ trưởng cho tuần sau; cuối tháng trước, người thư ký phải lên được lịch công tác của thủ trưởng cho tháng sau. Trường hợp thủ trưởng đi công tác ở nước ngoài, người thư ký phải lên kế hoạch từ cuối năm trước để có thể đi vào năm sau và chuyển sang văn phòng cơ quan, văn phòng cơ quan sẽ chuyển sang cư quan chức năng báo cáo lên cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết. Ngoài lịch công tác tuần, tháng của thủ trưởng, người thư ký cũng phải lên lịch cong tác tuần, tháng cho riêng mình, vì nếu không lên lịch công tác cho riêng mình, người thư ký rất dễ bị động với công việc. trong một ngày làm việc, người thư ký cũng phải biết sắp xếp lịch giờ. Buổi sáng làm gì, buổi chiều làm gì, báo cáo công việc với thủ trưởng giờ nào cho tiện,…cũng đều phải có dự định trong đầu. Để khỏi lao vào sự vụ, trong một ngày, người thư ký ít nhất cũng phải dành ra vài giờ để nghiên cứu khoa học, nghiên cứu nghị quyết của Đảng và chính sách của Nhà nước. Nếu người thư ký (kể cả thư ký hành chính) suốt ngày sa vào sự vụ, thì sẽ là người sự vụ, chứ không phải là người thu ký với đúng nghĩa của nó.
4.Những kinh nghiệm rút ra của nghề thư ký
Phải xác định thư ký là một nghề rất chuyên sâu, có trình độ hiểu biết toàn diện, trình độ nghiên cứu tốt và nghiệp vụ hành chính giỏi. Nó là một nghề “đa di năng”, nhưng lại “không đa di năng”. Có thể rút ra một số kinh nghiệm sau đây của nghề thư ký:
- Phải có trình độ nghiên cứu, trình độ tổng hợp, nghiệp vụ hành chính; có trình độ soạn thảo văn bản, nhất là những văn bản mang tính pháp quy, kể cả những văn bản bằng tiếng nước ngoài.
- Phải biết phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề.
- Phải nắm vững nghị quyết, luật pháp, chính sách của Đảng và Nhà nước; phải nắm vững luật quốc tế và luật của một số nước đối tác.
- Phải có thiện chí đối với mọi người; biết nhìn người một cách chính xác, tiến cử những người có tài, có đức với thủ trưởng.
- Phải có mối quan hệ tốt và lành mạnh.
- Phải biết tạo dựng môi trường thuận lợi để làm việc.
- Phải có cái tâm trong sáng, không vụ lợi, không cơ hội, không nịnh bợ, không tham lam, không đâm thọc.
- Phải biết nhiều thứ tiếng, trong đó có tiếng Anh.
- Phải có trình độ tin học nhất định, nhất là trình độ đánh văn bản và trình độ khai thác internet.
- Phải biết thường xuyên rút kinh nghiệm trong quá trình thi hành công vụ.
Làm được những điều trên đây, nhất định sẽ trở thành người thư ký, người trợ lý giỏi.
(Bài in trong sách “Làm thư ký công việc nghiêm túc và đáng quý” của Việt Phương và Đức Vượng, Nxb Thanh niên, Hà Nội, 2007).
1.Bổ sung khái niệm thư kýTrong các bài viết của Nhà nghiên cứu Việt Phương đã nêu rõ khái niệm “thư ký”, chức năng, nhiệm vụ của người thư ký. Bài này, tôi xin bổ sung một vài khái niệm về thư ký:
Thư ký (tiếng Anh viết là “secretary”, tức là “viên thư ký” thuộc về danh từ, chỉ người) là người giúp việc lãnh đạo cơ quan, đơn vị, chủ yếu là giúp việc biên chép, viết bài, lên lịch công tác tuần, tháng, năm cho lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị; nói chung là người làm công việc về văn bản, giấy tờ; điều hành các công việc hằng ngày của một tổ chức, cơ quan, đơn vị, đoàn thể.
Trợ lý (tiếng Anh là “assistant”, tức là “viên trợ lý”, người giúp việc, phụ tá, thuộc về danh từ, chỉ người) là người giúp việc lãnh đạo, quản lý trong một lĩnh vực chuyên môn nào đó, như trợ lý tổng bí thư đảng, trợ lý tổng thống, trợ lý chủ tịch nước, trợ lý thủ tướng, trợ lý bộ trưởng, trợ lý viện trưởng, trợ lý giám đốc, trợ lý giảng dạy, trợ lý nghiên cứu khoa học, trợ lý tác chiến của một đơn vị quân đội, công an,…
Xét về mặt thuật ngữ, trợ lý không to hơn thư ký. Việc quan niệm trợ lý to hơn thư ký là tính theo cương vị công tác. Trợ lý cho một nhân viên cấp cao đòi hỏi người trợ lý phải có trình độ cao cả về khả năng nghiên cứu, viết, tổng kết, khả năng tham mưu, khả năng đề xuất,…
Thư ký khác với thư lại. Thư lại là một viên chức trông nom việc văn thư nơi công đường dưới chế độ phong kiến. Còn thư ký là người ghi chép, người giữ việc giấy tờ trong một cơ quan, coi việc giấy tờ cho cơ quan; người có quyền thay mặt thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo cơ quan, giải quyết những công việc hành chính hằng ngày.
Thư ký chia ra nhiều loại: thư ký cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị, văn phòng, hãng buôn, thư ký cho một đại hội, hội nghị, hội thảo, đàm phán, thư ký tòa soạn báo,…
Trong từng loại, thư ký được phân riêng: thư ký khoa học; thư ký hành chính; thư ký chung; thư ký vụ việc.
Thư ký khoa học là người giúp cơ quan, thủ trưởng cơ quan chuyên nghiên cứu về khoa học; viết những bài cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan mang tính khoa học; thực hiện những công trình nghiên cứu khoa học của cơ quan, làm các đề tài, đề án, dự án; viết các báo cáo tổng kết theo “đơn đặt hàng” của cấp có thẩm quyền. Loại thư ký này đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao, sâu; có khả năng nghiên cứu và viết tốt.
Thư ký hành chính là thư ký làm những công việc hành chính cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan như soạn thảo công văn, thư từ, thư tịch, tài liệu; xử lý công văn, thư từ, tài liệu; ghi chép biên bản các cuộc họp; lên lịch công tác tuần của cơ quan, thủ trưởng cơ quan; bố trí tiếp khách; giải quyết những công việc hành chính hằng ngày. Loại thư ký này phải có trình độ nghiệp vụ hành chính; linh hoạt, nhạy bén, xử lý công việc nhanh chóng.
Thư ký chung là thư ký vừa có thể làm thư ký khoa học, vừa có thể làm thư ký hành chính, tuy thời gian làm hành chính có phần nhiều hơn thời gian làm khoa học. Loại thư ký này đòi hỏi vừa phải có trình độ nghiên cứu khoa học, vừa có trình độ làm công tác hành chính, sự vụ. Thông thường, trong một cơ quan cấp bộ và tương đương, người thủ trưởng có một thư ký chung này.
Thư ký khoa học, thư ký hành chính, thư ký chung đều là những thư ký chuyên nghiệp.
Thư ký vụ việc là thư ký không chuyên nghiệp, làm từng vụ việc, như thư ký biên bản trong mỗi cuộc họp, hội thảo, hội đồng, thư ký ngồi trong đoàn thư ký của đại hội, làm nhiệm vụ tổng hợp các ý kiến gửi đoàn chủ tịch báo cáo tại đại hội, thư ký của đoàn đại biểu đi công tác nước ngoài,…Loại thư ký này, đòi hỏi phải có trình độ ghi chép nhanh, hệ thống vấn đề nhanh, biết nắm bắt những điểm chính để khái quát thành những vấn đề lớn, giúp cho người chủ trì có cơ sở tổng kết.
Thư ký riêng là người giúp việc thủ trưởng trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng; tiếp khách nếu được thủ trưởng giao.
Dù nằm trong bất kỳ loại thư ký nào cũng thấy rất vất vả về đầu óc, lúc nào cũng lao tâm khổ tứ, tất bật với công việc, thần kinh luôn căng thẳng.
Trong thực tế, nhiều thư ký đã tháp tùng nhiều vị lãnh đạo cấp cao đi thăm và làm việc tại các nước hoặc các địa phương. Trong những chuyến đi này, có cả thư ký vụ việc, thư ký chuyên nghiệp. Trưởng đoàn phân công hoặc anh em tự phân công nhau mỗi người đảm nhận một việc. Người thì chuyên ghi chép để viết báo cáo kết quả chuyến đi, người thì viết bài tại chỗ cho trưởng đoàn phát biểu, người thì sưu tầm tài liệu, số liệu theo yêu cầu của trưởng đoàn. Mỗi vị trưởng đoàn lại có những yêu cầu riêng về công việc, đòi hỏi người thư ký phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó. Có những trường hợp, trưởng đoàn yêu cầu thư ký phải nói chính xác sự kiện này, sự kiện kia, trong khi đó, tài liệu về những vấn đề đó lại để ở cơ quan trong nước, không ai mang theo, cho nên đòi hỏi người thư ký phải có trí nhớ tốt để có thể “lấy ngay trong đầu óc ra” báo cáo với trưởng đoàn, đồng thời là thủ trưởng của mình về các số liệu, sự kiện.
Có những lần tháp tùng các đoàn cấp cao đi thăm và làm viêc tại một số nước, chúng tôi thấy có vị trưởng đoàn, trong lúc ăn sáng, yêu cầu người thư ký phải viết ngay cho những “gạch đầu dòng” để trưởng đoàn phát biểu trong một cuộc hội đàm sẽ diễn ra ngay sau đó. Trong trường hợp quá gấp này, yêu cầu người thư ký phải ghi ngay ra những gạch đầu dòng cơ bản nhất để đưa cho trưởng đoàn phát biểu. Khi trưởng đoàn phát biểu, chúng tôi quan sát thấy có vị trưởng đoàn xem lướt qua những gạch đầu dòng đó, rồi phát biểu theo nội dung đã chuẩn bị trước trong đầu, nhặt ra vài ý của người thư ký đã chuẩn bị để kết hợp phát biểu; có vị không thêm bớt gì, sử dụng tất cả những gạch đầu dòng của thư ký chuẩn bị mà cụ thể hóa ra trong khi nói; có vị không lấy được một gạch đầu dòng nào của người thư ký, vì những gạch đầu dòng đó không đáp ừng được yêu cầu của trưởng đoàn mà chúng tôi vẫn gọi là ‘không trúng ý thủ trưởng”. Thật ra, để “trúng ý thủ trưởng” là rất khó, nhất là vị thủ trưởng đó lại là lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước, có trình độ. Mỗi lần, trưởng đoàn sử dụng hết các gạch đầu dòng của thư ký, chúng tôi thấy vui, nhưng mỗi lần trưởng đoàn không sử dụng, hoặc sử dụng rất ít các gạch đầu dòng, chúng tôi thấy hơi buồn. Tôi còn nhớ khi làm thư ký cho đề tài cấp nhà nước: “Hồ Chí Minh và con đường cách mạng Việt Nam” do Đại tướng Võ Nguyên Giáp làm Chủ nhiệm. Có lần, chúng tôi được tháp tùng Đại tướng đi khảo sát thực tế tại Nam Định, Thái Bình. Khi đến thăm Nhà máy dệt Nam Định. Đại tướng bảo tôi viết cho Đại tướng vài ý để Đại tướng phát biểu với lãnh đạo Nhà máy. Chừng khoảng 10 phút, tôi viết xong, trình Đại tướng. Đại tướng đọc xong, gật đầu, rồi trả lại cho tôi trang giấy đã viết. Đến khi nói, Đại tướng nói vo, không có bất cứ một thứ giấy tờ gì cầm trên tay.
Muốn được thủ trưởng, trưởng đoàn chấp nhận những vấn đề về nội dung bài viết, bài phát biểu do thư ký chuẩn bị, người thư ký phải có cả một vốn liếng từ trước, đồng thời, phải nắm bắt hết sức nhanh nhạy tình hình của nước mà thủ trưởng, trưởng đoàn đi đến, có nghĩa là phải ra sức học tập, nâng cao trình độ, phải có lý luận cơ bản tốt để làm cơ sở cho lý luận ứng dụng mà người thư ký phải đối phó hằng ngày.
2. Nghệ thuật và tình cảm về mối quan hệ công việc và quan hệ con người của người thư ký.
Về mối quan hệ nói chung của người thư ký đã được Nhà nghiên cứu Việt Phương trình bày sâu sắc ở vấn đề thứ nhất trong cuốn sách này. Trong phần này, tôi chỉ xin nói về mối quan hệ công viêc và quan hệ con người của người thư ký ở góc độ nghệ thuật và tình cảm.
Người thư ký phải có cách thức tiến hành công việc, bảo đảm cho các công việc được thuận lợi, nhanh chóng, hiệu quả.
Trong cuốn sách “Phục vụ và duy trì: cải thiện hành chính công trong môt thế giới cạnh tranh” của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB), bản dịch của một tập thể dịch giả, đứng dầu là Tiến sĩ Ngô Đức Mạnh, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2003, có đưa ra hai tiêu chí trong cách thức tiến hành công việc là tăng cường các mối liên kết trong hệ thống và đẩy mạnh việc tạo ra các “hạt nhân hiệu quả”, nhận định rằng, ở nhiều nước đang phát triển, việc không có các hệ thống liên lạc thường xuyên giữa các cơ quan và thiếu các biện pháp tương hỗ thông tin (được xem là tài sản của cá nhân) thường dẫn tới kết quả là xây dựng chính sách một cách rời rạc và ban hành quyết định không đồng bộ. Vì vậy, vấn đề đặt ra là làm thế nào để cải thiện việc cung cấp thông tin cho các cơ quan nghiên cứu, doanh nghiệp, nhà khoa học chuyên ngành được thuận lợi và đầy đủ. Tiêu chí hoạt động có tính định hướng để cải thiện bền vững là phải tăng cường các mối liên kết giữa các bộ phận cấu thành của nền hành chính công. Việc tăng cường các mối liên hệ thể chế và thông tin trong phạm vi hệ thống hành chính sẽ dẫn đến sự minh bạch và trách nhiệm giải trình. Vấn đề cơ bản là phải có mối liên kết cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin mạnh mẽ hơn, hợp tác chặt chẽ hơn. Muốn vậy, cần phải có những nhận thức, thay đổi năng động có thể tạo ra những thông điệp tích cực chuyển tải thông qua hệ thống bởi các kênh thông tin đã được cải thiện.
Tiêu chí có tính định hướng để lựa chọn các chức năng chủ yếu này chính là sự đóng góp của các chức năng đó vào việc tối đa hóa các mối liên kết trong lĩnh vực công.
Từ những nhận định trên đây về cách thức tiến hành công việc chung, cách thức tiến hành công việc của người thư ký cũng có những nét tương tự. Vấn đề có tính bao trùm trong công việc của người thư ký, xét cho cùng, là ở mối liên hệ. Người thư ký giỏi là người biết nâng mối liên hệ thành “nghệ thuật liên hệ”. Bản thân một người thư ký dù tài mấy, cùng không đủ thời gian để làm tất cả các công viêc thuộc chức năng của mình, cho nên phải nhờ người khác làm giúp, mà muốn người khác làm giúp có hiệu quả, thì người thư ký phải có mối liên hệ tốt. Thí dụ, một vị thủ trưởng phụ trách một cơ quan phải làm nhiều chức năng công tác khác nhau, khi người thủ trưởng đó cần một bài diễn văn về một lĩnh vực công tác nào đó, hẳn bản thân người thư ký không thể viết được tất cả các bài thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như thế, cho nên người thư ký phải tìm chuyên gia viết giúp. Việc tìm kiếm này có thành công hay không, lại phụ thuộc vào mối quan hệ của người thư ký. Có người thư ký, vừa có trình độ, lại vừa đứng đắn, có cái tâm, nên khi đến gặp chuyên gia để đặt bài, vị chuyên gia đó hưởng ứng ngay. Chỉ vài ngày sau đã có bài viết nghiêm chỉnh gửi cho người thư ký để cho người thư ký trình lên thủ trưởng. Thủ trưởng ca ngợi bài viết này đạt chất lượng tốt. Nhưng cũng có vị thư ký đến đặt bài viết, vị chuyên gia đó từ chối ngay với lý do “tôi bận lắm, không viết được, hoặc không đủ trình độ để viết một bài như thế”. Sự thật, vấn đề không phải đủ trình độ hay không đủ trình độ, có thời gian hay không có thời gian, mà là ở mối quan hệ của người thư ký. Khi tâm phục, mọi việc đều xong; khi tâm không phục, mọi việc đều dang dở.
Trong cuộc sống đã diễn ra bao mối quan hệ khác nhau. Có mối quan hệ cá nhân với cá nhân, vì quyền lợi cá nhân. Có mối quan hệ cá nhân với người đứng đầu một tổ chức không phải vì công việc chung, mà vì lợi ích cá nhân, mưu toan để được ngồi lên ghế này, ghế nọ. Mối quan hệ theo kiểu này thường là kể công thành tích, trình độ của mình, đồng thời, ra sức chê bai, nói xấu người khác. Việc làm này thường gây ra những rắc rối, phiền toái trong mối quan hệ.
Vậy thế nào là mối quan hệ đứng đắn? Quan hệ, xét về mặt ngôn ngữ, nó là một liên từ, chỉ sự gắn liền về mặt nào đó giữa người này với người khác, giữa người này với một nhóm người khác, giữa một nhóm người này với một nhóm người khác, giữa một tập thể này với một tập thể khác. Tất cả đều nằm trong quan hệ xã hội. Quan hệ xã hội, xét về mặt triết học, nó là yếu tố cần thiết trong mối liên hệ qua lại giữa tất cả mọi hiện tượng, giữa con người và con người trong quá trình cùng chung hoạt động, phản ánh sự thống nhất vật chất của thế giới khách quan quyết định. Từ trước tới nay, chưa thấy một sự vật nào tồn tại ở ngoài quan hệ. Vì vậy, xét cho cùng, quan hệ bao giờ cũng là quan hệ của các sự vật. sự tồn tại của bất kỳ một sự vật nào với những đặc điểm và đặc tính riêng của nó, sự phát triển của nó tùy thuộc vào toàn bộ mối quan hệ của nó đối với các sự vật khác của thế giới khách quan. Bản thân của mỗi sự vật chỉ thể hiện ra trong mối quan hệ của chúng với những hiện tượng khác. Việc thay đổi toàn bộ những mối quan hệ có thể dẫn đến làm thay đổi sự vật đó. Trong mối quan hệ có mối quan hệ bên trong và mối quan hệ bên ngoài. Cần phân biệt mối quan hệ bên trong của những sự vật khác nhau, đặc biệt là của những mặt đối lập giũa bên trong với bên ngoài của nó với những khách thể khác. Tuy nhiên, mối quan hệ bên trong và mối quan hệ bên ngoài chỉ là tương đối, vì thực chất của mối quan hệ này có sự chuyển hóa lẫn nhau. Mối quan hệ nào cũng có những nét đặc biệt của nó. Con người có quan hệ với những sự vật do họ tạo ra, với thế giới khách quan và với những người khác. Vấn đề này quy định bản chất xã hội của ý thức con người, và, mặt khác, giải thích sự cần thiết phải nghiên cứu các quan hệ xã hội để có được những nhận thức đúng. Khi con người soi thấy bản thân mình trong cái thế giới mà họ khám phá ra và bắt đầu quan hệ với chính bản thân mình với tính cách là một con người có mối quan hệ với người khác, thì khi ấy, mối quan hệ giữa con người (bản thân mình) với con người (bản thân người khác) là mối quan hệ tác động, hoặc thúc đẩy, hoặc kìm hãm. Xét cho cùng, tất cả các mối quan hệ giữa các sự vật và hiện tượng được quy về quan hệ xã hội. Quan hệ xã hội có thể chia ra làm quan hệ vật chất và quan hệ tư tưởng. Giữa hai mối quan hệ này, quan hệ sản xuất của cải vật chất là cơ sở của sự tồn tại và sự phát triển của xã hội loài người. Điều này cho thấy quan hệ kinh tế là quan trọng nhất. quan hệ sản xuất quyết định tính chất của những quan hệ xã hội khác như quan hệ chính trị, pháp luật,…hiểu được sự phụ thuộc đó của mọi quan hệ xã hội khác đối với quan hệ sản xuất, thì có thể tạo dựng được mối quan hệ chân chính. Muốn tạo dựng được mối quan hệ chân chính giữa con người với con người, thì phải có quan điểm nhận thức đúng. Muốn có quan điểm nhận thức đúng, thì phải có quan điểm thực tiễn muốn có quan điểm thực tiễn, thì phải có quan điểm nhận thức thực tiễn là tiêu chuẩn của khoa học nhận thức, cũng là tiêu chuẩn của đời sống xã hội.
Người thư ký phải hiểu được tất cả những mối quan hệ ràng buộc chằng chịt đó để có cách đối xử, xử lý đúng đắn trong mối quan hệ và không mắc phải một sai lầm nào trong mối quan hệ.
Mối quan hệ của người thư ký ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của người thủ trưởng. Nếu người thư ký tạo dựng được mối quan hệ tốt, uy tín của người thủ trưởng cũng sẽ được nâng lên. Nếu người thư ký tạo dựng mối quan hệ không tốt, uy tín của người thủ trưởng sẽ bị hạ thấp xuống. tuy nhiên, về mặt này, mấu chốt vẫn là nhân cách, tài năng, đức độ của người thủ trưởng là chính. Nhưng để cho nhân cách, tài năng, đức độ của người thủ trưởng lan tỏa ra, một phần phụ thuộc vào mối quan hệ của người thư ký, giúp việc thủ trưởng.
3.Nghệ thuật xử lý công việc
Khi xác định và tạo dựng được mối quan hệ đúng đắn, người thư ký phải biết xử lý công việc một cách khoa học và khéo léo. Khoa học và khéo léo trong việc xử lý công việc của người thư ký phải được nâng lên thành nghệ thuật – nghệ thuật của xử lý công việc. Thư ký là người đầu tiên tiếp xúc với công việc của thủ trưởng để báo cáo thủ trưởng cho ý kiến. người thư ký hằng ngày phải giải quyết rất nhiều công việc, đòi hỏi phải biết sắp xếp thời gian để giải quyết công việc cho hợp lý, dứt điểm, hiệu quả.
Có mấy loại công việc mà người thư ký phải giải quyết hằng ngày:
Trả lời qua điện thoại: Chuông điện thoại trong máy bàn số 1, tại phòng làm việc của người thư ký, reo lên:
- Alô! Cho tôi nói chuyện với anh thư ký A.
- Vâng! Tôi đây!
Nói được vài câu, thì máy bàn số 2, tại phòng làm việc của người thư ký, reo lên:
- Alô! Cho tôi nói chuyện với anh thư ký A.
- Vâng! Tôi đây!
Nói được vài câu, thì điện thoại di động số 1 của người thư ký reo lên:
- Alô! Cho tôi nói chuyện với anh thư ký A.
- Vâng! Tôi đây!...
Gặp những trường hợp này, người thư ký phải biết khéo léo xử lý, yêu cầu người gọi phải nói ngắn gọn để còn nghe máy khác, hoặc là không nhấc máy để cho máy tự cắt, sau đó, gọi lại.
Tiếp khách: Do yêu cầu của mối quan hệ công tác, hằng ngày người thư ký phải tiếp nhiều khách. Tiếp khách cũng phải có nghệ thuật, gọi là “nghệ thuật tiếp khách”. Trong thực tế, có nhiều loại khách đến làm việc với người thư ký qua sự ủy nghiệm của thủ trưởng. Có người khách nói rất dài, ngồi rất dai, nói mãi cũng không dứt được. Những trường hợp này, người thư ký đành phải nói lời “xin lỗi” và đưa ra cách giải quyết của mình. Có người khách đã luống tuổi, ở xa đến, muốn gặp thủ trưởng để phản ánh một việc nào đó, nhưng thủ trưởng đi họp, nên người thư ký phải thay mặt thủ trưởng để tiếp người khách đó. Gặp trường hợp này, người thư ký phải có cách giải quyết hiệu quả, đừng để cho người khách phải ra về một cách buồn bã, thất vọng. Có người khách đến, cứ nhất định đòi gặp thủ trưởng, chứ không chịu gặp thư ký. Gặp trường hợp này, người thư ký phải báo cáo ngay với thủ trưởng. Nếu thủ trưởng đi vắng, người thư ký phải hẹn trả lời khách qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.
Người thư ký phải biết phân biệt đối tượng khách. Khách nào thủ trưởng phải tiếp, khách nào mình tiếp và có thể giải quyết trực tiếp với khách.
Giải quyết thư từ, công văn gửi đến: Hằng ngày, người thư ký nhận được rất nhiều thư từ từ các nơi gửi đến cho thủ trưởng. Theo nguyên tắc thư tín quốc tế, phong bì nào gửi đích danh người nhận, thì phải đưa tận tay cho người đó, người thứ hai không được tùy tiện bóc phong bì. Nhưng trên thực tế, có vị thủ trưởng, vì mỗi ngày nhận hàng chục thư từ, công văn từ các nơi gửi đến, đọc không xuể, đã ủy quyền cho người thư ký được phép bóc một số thư từ, công văn, rồi xin ý kiến thủ trưởng và đề xuất những biện pháp xử lý. Trường hợp này là người thủ trưởng rất tin vào người thư ký, ủy quyền cho người thư ký được bóc một số phong bì gửi cho mình.
Mọi thư từ, công văn gửi cho thủ trưởng, người thư ký đều phải vào sổ “công văn đến”. Mỗi công văn, thư từ, người thư ký đều phải viết trên mẩu giấy vàng, dán ở góc trên công văn, ghi rõ ý kiến của thủ trưởng hoặc ý kiến đề xuất của mình về cách giải quyết và thời gian giải quyết từng trường hợp cụ thể. Các công văn đã giải quyết xong, thì lưu vào cặp chuyên đề, còn các công văn đang và sẽ giải quyết, thì đặt ngay tại mặt bàn để cho dễ nhớ mà giải quyết tiếp.
Trong thực tế, đã có trường hợp có người gửi văn bản cùng một vấn đề đến cơ quan và thủ trưởng cơ quan đó rất nhiều lần. Thí dụ: Có người ở một tỉnh miền Trung, tự gửi đến cho cơ quan mọt văn bản, đòi cơ quan đó phải trả lời. Cơ quan trả lời lần thứ nhất, anh ta chưa thông, lại gửi tiếp bức thư thứ hai. Cơ quan trả lời lần thứ hai, anh ta vẫn chưa thông, lại gửi tiếp bức thư thứ ba. Cơ quan trả lời lần thứ ba, anh ta vẫn chưa thông, lại gửi tiếp bức thư thứ tư…Cơ quan lại phải trả lời. Sự việc này kéo dài đến vài năm, cũng chỉ vì “những bức thư dai dẳng”, không đâu vào đâu mất rất nhiều thời gian. Cuối cùng, vị chánh văn phòng cơ quan và người thư ký bàn nhau là lờ đi không trả lời nữa. Tuy vậy, anh ta vẫn chưa chịu, cứ tiếp tục viết thư và viết thư…và sự im lặng không trả lời, lại tiếp tục diễn ra. Thật ra, văn bản mà anh ta gửi đến, chẳng liên quan gì đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, có điều là anh ta gửi cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng cơ quan và cả bản thân người thư ký trực tiếp, nếu không trả lời, e không tiện, nên đành phải trả lời, nhưng càng trả lời, anh ta càng viết thư, xảy ra tình trạng dai dẳng về thư từ giữa hai bên. Trường hợp này, tuy không phổ biến, nhưng cũng cần được nghiên cứu để tìm ra cách giải quyết thế nào cho thỏa đáng cả bên gửi thư và bên nhận thư.
Thời gian sắp xếp công việc: Như trên đã nói, người thư ký rất bận với công việc. Để giải quyết công việc hợp lý, đòi hỏi người thư ký phải biết sắp xếp thời gian cho hợp lý, khoa học.
Thông thường, thì cuối tuần trước, người thư ký phải lên được lịch công tác của thủ trưởng cho tuần sau; cuối tháng trước, người thư ký phải lên được lịch công tác của thủ trưởng cho tháng sau. Trường hợp thủ trưởng đi công tác ở nước ngoài, người thư ký phải lên kế hoạch từ cuối năm trước để có thể đi vào năm sau và chuyển sang văn phòng cơ quan, văn phòng cơ quan sẽ chuyển sang cư quan chức năng báo cáo lên cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết. Ngoài lịch công tác tuần, tháng của thủ trưởng, người thư ký cũng phải lên lịch cong tác tuần, tháng cho riêng mình, vì nếu không lên lịch công tác cho riêng mình, người thư ký rất dễ bị động với công việc. trong một ngày làm việc, người thư ký cũng phải biết sắp xếp lịch giờ. Buổi sáng làm gì, buổi chiều làm gì, báo cáo công việc với thủ trưởng giờ nào cho tiện,…cũng đều phải có dự định trong đầu. Để khỏi lao vào sự vụ, trong một ngày, người thư ký ít nhất cũng phải dành ra vài giờ để nghiên cứu khoa học, nghiên cứu nghị quyết của Đảng và chính sách của Nhà nước. Nếu người thư ký (kể cả thư ký hành chính) suốt ngày sa vào sự vụ, thì sẽ là người sự vụ, chứ không phải là người thu ký với đúng nghĩa của nó.
4.Những kinh nghiệm rút ra của nghề thư ký
Phải xác định thư ký là một nghề rất chuyên sâu, có trình độ hiểu biết toàn diện, trình độ nghiên cứu tốt và nghiệp vụ hành chính giỏi. Nó là một nghề “đa di năng”, nhưng lại “không đa di năng”. Có thể rút ra một số kinh nghiệm sau đây của nghề thư ký:
- Phải có trình độ nghiên cứu, trình độ tổng hợp, nghiệp vụ hành chính; có trình độ soạn thảo văn bản, nhất là những văn bản mang tính pháp quy, kể cả những văn bản bằng tiếng nước ngoài.
- Phải biết phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề.
- Phải nắm vững nghị quyết, luật pháp, chính sách của Đảng và Nhà nước; phải nắm vững luật quốc tế và luật của một số nước đối tác.
- Phải có thiện chí đối với mọi người; biết nhìn người một cách chính xác, tiến cử những người có tài, có đức với thủ trưởng.
- Phải có mối quan hệ tốt và lành mạnh.
- Phải biết tạo dựng môi trường thuận lợi để làm việc.
- Phải có cái tâm trong sáng, không vụ lợi, không cơ hội, không nịnh bợ, không tham lam, không đâm thọc.
- Phải biết nhiều thứ tiếng, trong đó có tiếng Anh.
- Phải có trình độ tin học nhất định, nhất là trình độ đánh văn bản và trình độ khai thác internet.
- Phải biết thường xuyên rút kinh nghiệm trong quá trình thi hành công vụ.
Làm được những điều trên đây, nhất định sẽ trở thành người thư ký, người trợ lý giỏi.
(Bài in trong sách “Làm thư ký công việc nghiêm túc và đáng quý” của Việt Phương và Đức Vượng, Nxb Thanh niên, Hà Nội, 2007).
