SOẠN THẢO VĂN BẢN MỘT CÔNG VIỆC HẰNG NGÀY CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
PGS.TS Đức Vượng
Việc soạn thảo văn bản hành chính và giao dịch trong các cơ quan công quyền và trong kinh doanh giữ vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh.
Công việc này, thông thường do văn phòng cơ quan, đơn vị hoặc bộ phận chuyên môn làm, nhưng người thư ký cũng phải biết soạn thảo văn bản, vì trên thực tế, nhiều khi thủ trưởng không giao cho văn phòng, bộ phận chuyên môn, mà giao cho thư ký soạn thảo.
Trong thực tế, tôi đã thấy có người thư ký không những soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt, mà còn soạn thảo được cả văn bản bằng tiếng Anh và tiếng Pháp. Thủ trưởng chỉ cần nêu ý tưởng là anh ta soạn ngay được môt văn bản theo đúng gợi ý của thủ trưởng. Người gợi ý hay, thư ký sẽ có văn bản tốt và ngược lại. Nhưng tôi cũng thấy không ít thư ký trình độ soạn thảo văn bản yếu. Anh ta cứ loay hoay viết mãi không xong một văn bản, cuối cùng, phải nhờ người khác viết giúp. Tôi đã thấy có công văn của một cơ quan gửi đến cơ quan tôi, có tới 4 lỗi về văn. Như vậy, không thể chấp nhận được.
Vậy văn bản là gì và yêu cầu của việc soạn thảo văn bản ra sao?
Văn bản (tiếng Anh là document, danh từ) là bản viết thành văn có tính pháp lý để làm bằng. Cũng có thể hiểu văn bản là một dạng văn kiện ghi bằng giấy tờ. Văn bản học là môn học nghiên cứu các loại văn bản. Có rất nhiều loại văn bản như công văn, nghị quyết, báo cáo, thông tri, thông tư, chỉ thị, thông báo, hiệp định, nghị định thư, biên bản, khế ước,…Thư từ cũng là một loại văn bản.
Khi soạn thảo một công văn, người viết phải nghĩ ngay đến cách thể hiện nội dung và lời văn bản sao cho ngắn, gọn, rõ ràng. Đối với văn bản của các cơ quan đảng, nhà nước, phía bên trái trên cùng đề tên đảng, tên nhà nước (chữ đậm); phía bên phải trên cùng, đề là: Đảng Cộng sản Việt Nam (chữ đậm, có gạch dưới), Cộng hóa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam (chữ đậm, không gạch dưới), dưới Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam là hàng chữ: Độc lập-Tự do-Hạnh phúc. Dòng dưới, bên trái, đề tên tổ chức, cơ quan đơn vị; dòng dưới, bên phải, đề tên địa phương cấp tỉnh (có ngắt một dấu phảy), rồi ghi tiếp ngày, tháng, năm (những chữ này thường in nghiêng). Thí dụ: Hà Nội, ngày…tháng…năm; dòng tiếp dưới, bên trái, là đánh số vào công văn, kèm với tên loại công văn (viết tắt). Thí dụ: Số…CV/VKHNCNTNL (công văn/ Viện Khoa học Nghiên cứu Nhân tài Nhân lực). Trước đây, người ta chỉ cần đề CV (công văn), nhưng hiện nay, người ta thường đề đầy đủ (viết tắt) tên cơ quan cho có giá trị về mặt pháp lý, mặc dù chữ viết tắt ấy có dài môt chút. Cũng có công văn, người ta ghi trích yếu ở dòng dưới hàng số để nơi tiếp nhận công văn. Đọc trích yếu là có thể hiểu ngay được nội dung trước khi đọc toàn bộ nội dung ghi trong công văn. Dưới công văn, phía bên trái, phải ghi nơi nhận để tránh sự tán phát tràn lan. Chữ “nơi nhận” thường có gạch dưới.
Cỡ chữ (co chữ) trong công văn cũng phải tính làm sao cho vừa phải, đừng to quá, nhưng cũng đừng bé quá. Thông thường, các công văn, người ta dùng cỡ chữ 14 hay 15. Dòng cách thường là “Exactly 20”. Còn nếu dùng “Single” thì hơi sít, khó đọc và hình thức của công văn không đẹp. Cỡ chữ của “footnote” (chú thích) cũng phải cân đối theo tỷ lệ nghịch với cỡ chữ chính ở trên, thông thường cỡ 10 hoặc 11. Cỡ chữ của "nơi nhận” cũng chỉ tương đương với cỡ chữ của chú thích.
Điều quan trọng nhất trong công văn vẫn là nội dung và cách dùng những thuật ngữ. Đã có không ít công văn, nội dung viết rất lủng củng, đọc mãi mà không hiểu cơ quan đó thông báo cái gì. Nội dung (tiếng Anh có thể dùng một trong hai từ “content” hoặc “substance”, đều là danh từ) chính là phản ánh thực chất của vấn đề, nó là ‘vật chất”. Còn “thuật ngữ” (tiếng Anh có thể dùng một trong hai từ: “terminology” hoặc “technicality” (technicalityes), đều là danh từ) là những từ ngữ thuôc về kỹ thuật của một khoa học chuyên ngành, những từ ngữ chỉ khái niệm chuyên môn khoa học, kỹ thuật chuyên ngành. Trong nghề viết và trong nghiên cứu khoa học, việc sử dụng thuật ngữ rất khó. Không ít trường hợp dùng sai. Có người hiểu “nghị quyết” và “quyết nghị” là hai nội dung khác nhau, nhưng thưc chất chỉ là một. Tiếng Anh, từ “nghị quyết” và “quyết nghị” chỉ dùng chung một từ: “resolution”. Chỉ khác về vị trí của ngữ pháp của nó, ở chỗ “nghị quyết” là danh từ, còn “quyết nghị” là động từ. Có người viết lẫn lộn giữa “luật pháp” và “pháp luật”, tuy xét về mặt nội dung có thể là cùng chung một nghĩa. Đứng về ngữ pháp mà xét, khi viết ‘luật pháp” có nghĩa là văn bản luật, còn khi viết “pháp luật” có nghĩa là “thi hành” (“pháp” ở đây có nghĩa là thi hành, thi hành pháp luật). Tiếng Anh, “luật pháp” viết là “law”, còn “pháp luật” thường vết là “laws”. Có người viết “nghiêm chỉnh chấp hành”, mà đáng lẽ ra phải viết “chấp hành nghiêm chỉnh”, vì trước hết, phải “chấp hành” đã, rồi chấp hành có nghiêm chỉnh hay không nghiêm chỉnh lại là chuyện tiếp theo. Có người viết “lãnh đạo tập thể”, mà đáng lẽ ra phải viết “tập thể lãnh đạo”. Giữa “lãnh đạo tập thể” và “tập thể lãnh đạo” nghĩa khác nhau. Có người viết: “Một đảng duy nhất cầm quyền”. Đã là “một đảng”, thì cần gì phải viết thêm “duy nhất” cho rườm rà. Có người viết “công nhân thợ mộc”, có người viết “thợ mộc”. Viết “công nhân” thường là viết chung về giai cấp công nhân. Còn viết “nghề” là chỉ cụ thể anh đó làm nghề (thợ) gì, “thợ mộc”. Có người viết “phiến diện một chiều”. “Phiến diện” và “một chiều” thực ra cùng một nghĩa, cho nên chỉ cần dùng một trong hai từ ghép là đủ. Có người viết “buôn bán”. Thật ra, chữ “buôn” bao gồm cả "mua và bán”. Khi nói: “Chị ấy đi buôn”, có nghĩa là chị ấy vừa đi mua và vừa đi bán. Vì vậy, phải viết “mua bán”, chứ không thể viết “buôn bán”. Có người viết “đảm bảo”. có người viết “bảo đảm”, hoặc cùng một văn bản, có đoạn viết “bảo đảm”, có đoạn viết “đảm bảo”. Có người viết: “Nhưng, hiện nay chúng ta chưa có cơ chế cho nó”. Có người viết: “Nhưng hiện nay chúng ta chưa có cơ chế cho nó”. Có người viết: “Song, hiện nay còn rất nhiều vấn đề phải giải quyết”. Có người viết: “Song hiện nay còn rất nhiều vấn đề phải giải quyết”. Có người viết: “Chúng tôi nghĩ rằng, không thể ngày một ngày hai mà giải quyết được”. Có người viết: “Chúng tôi nghĩ rằng không thể ngày một ngày hai mà giải quyết được”. Có người viết “v.v.”. Có người viết “v.v…”. Có người không viết “v.v.” mà viết “…”. Hiện nay, tôi thấy nhiều người viết là “v.v.”, hoặc "v.v.." nếu chữ “v.v..” đó ở cuối câu. Hai dấu chấm cho chữ “v.v..” cuối là một dấu chấm của "v.v.”và một dấu chấm ngắt câu. Có người viết “hằng giờ, hằng ngày, hằng tháng, hằng quý, hằng năm”. Có người viết “hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm”. Cần lưu ý, chữ “hàng” ở đây là “hàng ngũ”, “hàng loạt”, chứ nó không nhằm chỉ thời gian, cho nên muốn chỉ thời gian, phải viết “hằng giờ, hằng ngày, hằng tháng, hằng quý, hằng năm”. Có người viết: “Nền kinh tế đất nước đang phát triển rất ngoạn mục”. Xin lưu ý: từ “ngoạn” ở đây, tiếng Hán có nghĩa là “đẹp”, còn từ “mục” có nghĩa là “mắt”. “Ngoạn mục” có nghĩa là “đẹp mắt”. Vì vậy, viết: “Nền kinh tế đất nước đang phát triển rất đẹp mắt” là chưa chuẩn, mà đáng lẽ phải viết: “Nền kinh tế đất nước đang phát triển nhanh…”. Nhưng nếu viết:“Phong cảnh nơi đây thật ngoạn mục”, thì lại rất đúng ngữ pháp. Người đọc sẽ hiểu là phong cảnh nơi đây trông rất đẹp mắt. Có người viết ”vô hình trung”. Có người viết “vô hình chung”. Viết “vô hình chung” là vô nghĩa, viết “vô hình trung” là đúng. “Vô hình trung” là việc làm không có chủ định, không cố ý, nhưng tự nhiên lại tạo ra, gây ra sự việc, không cố tình, mà như dụng ý. Chữ “T/L” (thừa lênh) và chữ “TM” (thay mặt), khi viết trong công văn cũng phải có sự tính toán. Trường hợp nào thì “thừa lệnh”, trường hợp nào thì “thay mặt”? Đã có một số văn bản viết lẫn lộn giữa “thừa lệnh” và “thay mặt”. “Thay mặt” là người cùng cấp thay mặt cho một cơ quan, tổ chức, ký vào văn bản. Thí dụ, cùng là ban thường vụ, ban chấp hành. Khi một người trong cấp này ký vào văn bản, thì ghi: “TM…” (thay mặt). “Thừa lệnh” là người được cấp có thẩm quyền ủy quyền để ký vào một văn bản. Thí dụ, chánh văn phòng một cơ quan, khi được thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký vào một văn bản, thì ghi là “T/L…”(thừa lệnh). Văn bản nào thì “thừa lệnh” ký, văn bản nào thì ‘thay mặt” ký, cũng phải có sự tính toán, cân nhắc, xem xét nội dung văn bản gửi cho cấp nào, thì cấp ký gửi văn bản cũng phải tương ứng, hoặc dưới một, hai cấp của cấp nhận văn bản.
Việc dùng từ trong các văn bản cũng phải được nghiên cứu cẩn thận. Có nhiều trường hợp, trong một câu văn, có thể sử dụng nhiều loại từ ngữ đều đúng. Thí dụ 1, câu: “Điều này cho thấy quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”, “Điều này quy định quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này phản ánh quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này thể hiện quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này nói rằng quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này nói lên quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này chứng tỏ quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”…Thí dụ 2, câu: “Theo nguồn tin chính thức cho biết…”. “Theo nguồn tin gần đây cho biết…”. “Theo nguồn tin dư luận cho biết…”. “Theo nguồn tin được thông báo cho biết…”. Gặp những trường hợp này, phải chọn từ phù hợp, thiết thực để đưa vào trong câu văn và trong văn bản cho sát với nghĩa của nội dung văn bản.
Cũng không nên lẫn lộn giữa ‘bình luận” và “thông tin”. Bình luận là: “Bàn và nhận định đánh giá về một tình hình, một ván đề nào đó”(1). Thông tin là: “Truyền tin cho nhau để biết”(2).
Trong việc soạn thảo văn bản, trường hợp nào viết số và trường hợp nào viết chữ, người viết phải cân nhắc cẩn thận. Thông thường, về số từ, thường là viết số, nhưng khi viết: “lần thứ…” thì viết chữ. Tuy nhiên, quy ước này cũng chỉ là tương đối. Có trường hợp thuộc về số từ, nhưng lại viết chữ, như số đó nằm ở đầu câu. Thí dụ: “Hai năm nữa lại sẽ có bóng đá quốc tế". Trong trường hợp này, không nên viết số 2, mà nên viết “Hai…”.
Những chữ viết hoa và những chữ không viết hoa trong môt văn bản đang là vấn đề khó giải quyết, vì chưa thống nhất. Các sách, báo viết còn khác nhau nhiều. Thí dụ, có tờ báo viết: “Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam”. Có tờ báo viết: “Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam”. Có tờ báo viết: “Việt Nam Dân chủ Cộng hòa”. Có tờ báo viết: “Việt Nam dân chủ cộng hòa”. Có tờ báo viết: “Tại Thành phố Hồ Chí Minh…”. Có tờ báo viết: “Tại thành phố Hồ Chí Minh…”.Có tờ báo viết: “Báo Nhân Dân”.Có tờ báo viết: “Báo Nhân dân”. Nhiều tờ báo viết hoa chữ “Internet”. Chữ này phải được xác định là danh từ chung, không thể viết hoa. Nó được nối bởi chữ “inter” (quốc tế) và chữ “net” (mạng) mà thành, nghĩa của nó là mạng mang tính quốc tế,…Ở đây, cần phải nắm một nguyên tắc chung nhất của ngữ pháp là những chữ thuộc về danh từ chung, đại từ chung, thì không viết hoa. Còn những chữ thuộc về danh từ riêng, đại từ riêng, thì viết hoa. Thí dụ, câu: “Các cơ quan trung ương”, “các cơ quan nhà nước”, “các cơ quan đoàn thể”, “đề tài cấp nhà nước”, “các ban đảng”,…đều là những cụm từ thuộc về danh từ chung, thì không thể viết hoa. Nhưng trên những trang sách, báo, chúng ta bắt gặp nhan nhản những câu trên lại viết hoa chữ “trung”, chữ “nhà”, chữ “đảng”,…Ngôn ngữ không có tính giai cấp, mà nó theo quy luật hành văn, cho nên không thể tùy tiện viết hoa, hay không viết hoa. Vấn đề đặt ra là phải xác định cho đúng câu ấy, mệnh đề ấy thuộc về danh từ chung, đại từ chung, hay danh từ riêng, đại từ riêng để viết hoa hay không viết hoa cho đúng ngữ pháp. Hiện nay, nhiều trường hợp dùng đại từ riêng, còn dùng theo thói quen. Thí dụ: Câu văn trên viết là: “Ông Nguyễn Văn A”. Đến câu văn dưới, người ta không muốn nhắc đến tên chữ “Ông Nguyễn Văn A”, mà chỉ viết “Ông”. Đáng lẽ chữ “Ông” này là đại từ riêng, phải viết hoa, nhưng rất nhiều nhà xuất bản và tòa soạn báo, tạp chí lại không viết hoa, thành ra “ông”, đại từ chung, chứ không phải chỉ “Ông Nguyễn Văn A” danh từ riêng…
Trường hợp gạch nối, hay không gạch nối khi phiên âm tiếng nước ngoài, viết cũng không thống nhất. Thí dụ, có tờ báo viết: “Báo Luy-ma-ni-tê" (Báo Nhân Đạo). Có tờ báo viết: “Báo Luymanitê"…Theo tôi hiểu, viết không gạch nối là đúng hơn viết có gạch nối (mặc dù có thể đã có quy định nào đó), vì chính nước sở tại, họ có dùng gạch nối đâu, mà đến khi phiên âm sang tiếng Việt, chúng ta lại dùng gạch nối. Thí dụ, tiếng Pháp viết là “L’ humanité” (viết liền). Tôi đã thấy có người giải thích sở dĩ phải có gạch nối là để nông dân họ đọc cho dễ hiểu. Giải thích theo kiểu này là tùy tiện.
Đối với những chữ viết tắt cần phải cân nhắc, bảo đảm đừng để cho người đọc hiểu khác đi, nhất là đối với các bản hiệp ước, hợp đồng ký kết với các doanh nghiệp nước ngoài, được viết bằng tiếng Việt và tiếng nước sở tại, hoặc tiếng Anh. Cũng đã có một số trường hợp viết tắt bị hiểu sai đi. Thí dụ, “Tổ chức Thương mại thế giới” (World Trade Organization), “Tổ chức Du lịch thế giới” (World Tourism Organization), “Tổ chức hiệp ước Vácsava” (Warsaw Treaty Organization),…đều viết tắt là “WTO”. Vì vậy, khi thể hiện phải viết tên đầy đủ những chữ đó, rồi mới viết tắt, đăt trong dấu ngoặc đơn (WTO).
Hằng ngày, đọc báo thấy nhan nhản những chữ viết tắt, nhiều chữ viết tắt nghĩ mãi không ra là chữ gì. Nếu nghĩ mãi không ra chữ gì, thì tốt nhất là không nên viết tắt. Một số những ký hiệu dùng trong toán học, không nên viết ở dạng văn bản, như + và = , mà phải viết là “cộng” và “bằng”,…
Hiện tại, cả nước có gần 600 tờ báo, tạp chí, 61 đài phát thanh và truyền hình, gần 12 nghìn nhà báo đã được cấp thẻ hành nghề. Nhưng hãy đọc các tờ báo đó, rất ít tờ viết giống nhau về mặt ngữ pháp. Sự tùy tiện, đơn giản trong cách viết của một số phóng viên đã dẫn đến cách viết khác nhau về ngữ pháp.
Nhà xuất bản Thông tấn đã xuất bản cuốn sách “Hướng dẫn cách biên tập” của tác giả Michel Voirol và dịch giả Nguyễn Thu Ngân đã phần nào giải quyết được những vấn đề nghiệp vụ và cách thể hiện ngữ pháp trong khi viết và biên tập. Trong cuốn sách này, tác giả lưu ý chúng ta hãy tôn trọng chính tả, hãy chú ý đến ngữ pháp, hãy viết những câu ngắn, từ dễ hiểu; sử dụng đúng các dấu phảy, chẩm phảy, dấu hai chấm, dấu chấm hỏi, dấu chấm than, dấu chấm lửng (…), dấu ngoặc kép, dấu ngoặc đơn, dấu gạch nối,…Một câu văn không nên viết quá dài. Lời khuyên của tác giả Michel Voirol là hãy viết những câu ngắn. “Kinh nghiệm để dễ đọc và nhớ cho thấy là trong một câu dài trung bình (từ 20 đến 30 từ) thì độc giả tiếp nhận phần nửa sau kém hơn phần trước. Đối với những câu khoảng từ 40 từ thì phần hay của câu không nhớ được nữa. Điều đó đủ để chúng ta có thể phản đối viết những câu dài 50, 60 từ và hơn nữa. Nếu như mỗi câu độc giả đều phải đọc lại thì phản xạ hằng ngày của họ sẽ bị bỏ rơi. Nhưng như thế cũng không có nghĩa là người ta chấp nhận một kiểu viết nhát gừng với những câu dưới 10 từ như một số nhà báo vẫn làm. Vì vậy, cần phải xen kẽ giữa những câu thật ngắn và câu dài nhất. Nhưng tối đa là 40 từ trong một câu”(3).
Tác giả Michel Voirol lưu ý người viết sử dụng những từ không thông dụng là một trở ngại khó khăn đối với độc giả, thính giả, cũng như khán giả. Nếu như câu nào cũng vướng mắc, khó hiểu thì coi như bỏ đi. Vì vậy, sử dụng những từ thông dụng hằng ngày tốt hơn là dùng những từ cao siêu, khó hiểu. Sử dụng một từ đơn giản không ngăn cản sự chính xác. Khi dùng một từ kỹ thuật thì hãy giải thích từ đó.
Trên đây là một số ván đề thuộc về kỹ thuật soạn thảo văn bản mà qua thực tế những năm làm công việc của người thư ký khoa học, tôi thường gặp phải. Thật ra, hiện nay, chúng ta chưa có một quy định chung về việc sử dụng ngôn ngữ, cho nên những vấn đề thuộc về khái niệm, thuật ngữ, kỹ thuật văn bản mà tôi nêu trên đây cũng chỉ là kinh nghiệm cá nhân, nêu ra để bạn đọc và các bạn làm thư ký tham khảo.
Những người soạn thảo văn bản (trong đó có người thư ký) cần phải nắm vững trong khi soạn thảo. Muốn có nội dung văn bản tốt, người soạn thảo văn bản phải hiểu thực chất nội dung văn bản đó, viết sao cho ngắn gọn, không hiểu theo nghĩa nào cũng được. Khi viết, cần phải tính toán, cân nhắc cẩn thận. Đối với những văn bản có liên quan đến nghị quyết, luật pháp, chính sách, thì phải có sự đối chiếu xem đã khớp chưa? Nếu chưa khớp phải điều chỉnh, tránh tình trạng văn bản vênh với nghị quyết, luật, chính sách. Đối với những văn bản có liên quan đến hiệp định, hợp đồng,…ký kết với người nước ngoài, được viết bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, thì người tổ chức viết phải tìm những chuyên gia ngoại ngữ để nhờ họ soạn thảo giúp, hoặc nhờ họ thẩm định, hiệu đính, chữa giúp cho những chỗ sai, để cho văn bản đó được hoàn chỉnh cả bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Người soạn thảo văn bản không chỉ nắm vững luật Việt Nam, mà còn phải nắm vững thông luật quốc tế, nhất là đối với việc kinh doanh xuyên quốc gia. Mọi văn bản mang tính quốc tế, người soạn thảo đều phải rất cẩn thận, cùng với người ký văn bản, người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về những văn bản đó.
Vấn đề luôn luôn đặt ra là phải xử lý hài hòa giữa chất và lượng của văn bản. Chất là tính quy định, khiến cho nó là nội dung này, chứ không thể là nội dung khác. Lượng là số chữ trong một văn bản. Có những văn bản, số lượng chữ rất nhiều, nhưng chất lượng của những chữ đó lại rất ít. Trong triết học, người ta thường nói đến những biến đổi về lượng mới làm nảy sinh những biến đổi về chất. Trong viêc soạn thảo văn bản không thấy có hiện tượng này.
Vấn đề đặt ra đối với những người soạn thảo văn bản là phải bằng mọi cách nâng cao chất lượng văn bản. Có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Đặc biệt, đối với những thư ký, trợ lý, càng phải rất chú trọng đến chất lượng soạn thảo văn bản. Tuyệt đối không được xem thường.
(Bài in trong sách "Làm thư ký công việc nghiêm túc và đáng quý" của Việt Phương và Đức Vượng, Nxb Thanh Niên, Hà Nội, 2007).
-----------------------
(1).Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học xuất bản, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006, tr. 68, mục từ “Bình luận”.
2).Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, đã dẫn, tr.953.
(3).Michel Voirol: Hướng dẫn cách biên tập, Nguyễn Thu Ngân dịch, NXB Thông tấn, Hà Nội, 2003, tr.10,11.
Việc soạn thảo văn bản hành chính và giao dịch trong các cơ quan công quyền và trong kinh doanh giữ vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh.Công việc này, thông thường do văn phòng cơ quan, đơn vị hoặc bộ phận chuyên môn làm, nhưng người thư ký cũng phải biết soạn thảo văn bản, vì trên thực tế, nhiều khi thủ trưởng không giao cho văn phòng, bộ phận chuyên môn, mà giao cho thư ký soạn thảo.
Trong thực tế, tôi đã thấy có người thư ký không những soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt, mà còn soạn thảo được cả văn bản bằng tiếng Anh và tiếng Pháp. Thủ trưởng chỉ cần nêu ý tưởng là anh ta soạn ngay được môt văn bản theo đúng gợi ý của thủ trưởng. Người gợi ý hay, thư ký sẽ có văn bản tốt và ngược lại. Nhưng tôi cũng thấy không ít thư ký trình độ soạn thảo văn bản yếu. Anh ta cứ loay hoay viết mãi không xong một văn bản, cuối cùng, phải nhờ người khác viết giúp. Tôi đã thấy có công văn của một cơ quan gửi đến cơ quan tôi, có tới 4 lỗi về văn. Như vậy, không thể chấp nhận được.
Vậy văn bản là gì và yêu cầu của việc soạn thảo văn bản ra sao?
Văn bản (tiếng Anh là document, danh từ) là bản viết thành văn có tính pháp lý để làm bằng. Cũng có thể hiểu văn bản là một dạng văn kiện ghi bằng giấy tờ. Văn bản học là môn học nghiên cứu các loại văn bản. Có rất nhiều loại văn bản như công văn, nghị quyết, báo cáo, thông tri, thông tư, chỉ thị, thông báo, hiệp định, nghị định thư, biên bản, khế ước,…Thư từ cũng là một loại văn bản.
Khi soạn thảo một công văn, người viết phải nghĩ ngay đến cách thể hiện nội dung và lời văn bản sao cho ngắn, gọn, rõ ràng. Đối với văn bản của các cơ quan đảng, nhà nước, phía bên trái trên cùng đề tên đảng, tên nhà nước (chữ đậm); phía bên phải trên cùng, đề là: Đảng Cộng sản Việt Nam (chữ đậm, có gạch dưới), Cộng hóa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam (chữ đậm, không gạch dưới), dưới Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam là hàng chữ: Độc lập-Tự do-Hạnh phúc. Dòng dưới, bên trái, đề tên tổ chức, cơ quan đơn vị; dòng dưới, bên phải, đề tên địa phương cấp tỉnh (có ngắt một dấu phảy), rồi ghi tiếp ngày, tháng, năm (những chữ này thường in nghiêng). Thí dụ: Hà Nội, ngày…tháng…năm; dòng tiếp dưới, bên trái, là đánh số vào công văn, kèm với tên loại công văn (viết tắt). Thí dụ: Số…CV/VKHNCNTNL (công văn/ Viện Khoa học Nghiên cứu Nhân tài Nhân lực). Trước đây, người ta chỉ cần đề CV (công văn), nhưng hiện nay, người ta thường đề đầy đủ (viết tắt) tên cơ quan cho có giá trị về mặt pháp lý, mặc dù chữ viết tắt ấy có dài môt chút. Cũng có công văn, người ta ghi trích yếu ở dòng dưới hàng số để nơi tiếp nhận công văn. Đọc trích yếu là có thể hiểu ngay được nội dung trước khi đọc toàn bộ nội dung ghi trong công văn. Dưới công văn, phía bên trái, phải ghi nơi nhận để tránh sự tán phát tràn lan. Chữ “nơi nhận” thường có gạch dưới.
Cỡ chữ (co chữ) trong công văn cũng phải tính làm sao cho vừa phải, đừng to quá, nhưng cũng đừng bé quá. Thông thường, các công văn, người ta dùng cỡ chữ 14 hay 15. Dòng cách thường là “Exactly 20”. Còn nếu dùng “Single” thì hơi sít, khó đọc và hình thức của công văn không đẹp. Cỡ chữ của “footnote” (chú thích) cũng phải cân đối theo tỷ lệ nghịch với cỡ chữ chính ở trên, thông thường cỡ 10 hoặc 11. Cỡ chữ của "nơi nhận” cũng chỉ tương đương với cỡ chữ của chú thích.
Điều quan trọng nhất trong công văn vẫn là nội dung và cách dùng những thuật ngữ. Đã có không ít công văn, nội dung viết rất lủng củng, đọc mãi mà không hiểu cơ quan đó thông báo cái gì. Nội dung (tiếng Anh có thể dùng một trong hai từ “content” hoặc “substance”, đều là danh từ) chính là phản ánh thực chất của vấn đề, nó là ‘vật chất”. Còn “thuật ngữ” (tiếng Anh có thể dùng một trong hai từ: “terminology” hoặc “technicality” (technicalityes), đều là danh từ) là những từ ngữ thuôc về kỹ thuật của một khoa học chuyên ngành, những từ ngữ chỉ khái niệm chuyên môn khoa học, kỹ thuật chuyên ngành. Trong nghề viết và trong nghiên cứu khoa học, việc sử dụng thuật ngữ rất khó. Không ít trường hợp dùng sai. Có người hiểu “nghị quyết” và “quyết nghị” là hai nội dung khác nhau, nhưng thưc chất chỉ là một. Tiếng Anh, từ “nghị quyết” và “quyết nghị” chỉ dùng chung một từ: “resolution”. Chỉ khác về vị trí của ngữ pháp của nó, ở chỗ “nghị quyết” là danh từ, còn “quyết nghị” là động từ. Có người viết lẫn lộn giữa “luật pháp” và “pháp luật”, tuy xét về mặt nội dung có thể là cùng chung một nghĩa. Đứng về ngữ pháp mà xét, khi viết ‘luật pháp” có nghĩa là văn bản luật, còn khi viết “pháp luật” có nghĩa là “thi hành” (“pháp” ở đây có nghĩa là thi hành, thi hành pháp luật). Tiếng Anh, “luật pháp” viết là “law”, còn “pháp luật” thường vết là “laws”. Có người viết “nghiêm chỉnh chấp hành”, mà đáng lẽ ra phải viết “chấp hành nghiêm chỉnh”, vì trước hết, phải “chấp hành” đã, rồi chấp hành có nghiêm chỉnh hay không nghiêm chỉnh lại là chuyện tiếp theo. Có người viết “lãnh đạo tập thể”, mà đáng lẽ ra phải viết “tập thể lãnh đạo”. Giữa “lãnh đạo tập thể” và “tập thể lãnh đạo” nghĩa khác nhau. Có người viết: “Một đảng duy nhất cầm quyền”. Đã là “một đảng”, thì cần gì phải viết thêm “duy nhất” cho rườm rà. Có người viết “công nhân thợ mộc”, có người viết “thợ mộc”. Viết “công nhân” thường là viết chung về giai cấp công nhân. Còn viết “nghề” là chỉ cụ thể anh đó làm nghề (thợ) gì, “thợ mộc”. Có người viết “phiến diện một chiều”. “Phiến diện” và “một chiều” thực ra cùng một nghĩa, cho nên chỉ cần dùng một trong hai từ ghép là đủ. Có người viết “buôn bán”. Thật ra, chữ “buôn” bao gồm cả "mua và bán”. Khi nói: “Chị ấy đi buôn”, có nghĩa là chị ấy vừa đi mua và vừa đi bán. Vì vậy, phải viết “mua bán”, chứ không thể viết “buôn bán”. Có người viết “đảm bảo”. có người viết “bảo đảm”, hoặc cùng một văn bản, có đoạn viết “bảo đảm”, có đoạn viết “đảm bảo”. Có người viết: “Nhưng, hiện nay chúng ta chưa có cơ chế cho nó”. Có người viết: “Nhưng hiện nay chúng ta chưa có cơ chế cho nó”. Có người viết: “Song, hiện nay còn rất nhiều vấn đề phải giải quyết”. Có người viết: “Song hiện nay còn rất nhiều vấn đề phải giải quyết”. Có người viết: “Chúng tôi nghĩ rằng, không thể ngày một ngày hai mà giải quyết được”. Có người viết: “Chúng tôi nghĩ rằng không thể ngày một ngày hai mà giải quyết được”. Có người viết “v.v.”. Có người viết “v.v…”. Có người không viết “v.v.” mà viết “…”. Hiện nay, tôi thấy nhiều người viết là “v.v.”, hoặc "v.v.." nếu chữ “v.v..” đó ở cuối câu. Hai dấu chấm cho chữ “v.v..” cuối là một dấu chấm của "v.v.”và một dấu chấm ngắt câu. Có người viết “hằng giờ, hằng ngày, hằng tháng, hằng quý, hằng năm”. Có người viết “hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm”. Cần lưu ý, chữ “hàng” ở đây là “hàng ngũ”, “hàng loạt”, chứ nó không nhằm chỉ thời gian, cho nên muốn chỉ thời gian, phải viết “hằng giờ, hằng ngày, hằng tháng, hằng quý, hằng năm”. Có người viết: “Nền kinh tế đất nước đang phát triển rất ngoạn mục”. Xin lưu ý: từ “ngoạn” ở đây, tiếng Hán có nghĩa là “đẹp”, còn từ “mục” có nghĩa là “mắt”. “Ngoạn mục” có nghĩa là “đẹp mắt”. Vì vậy, viết: “Nền kinh tế đất nước đang phát triển rất đẹp mắt” là chưa chuẩn, mà đáng lẽ phải viết: “Nền kinh tế đất nước đang phát triển nhanh…”. Nhưng nếu viết:“Phong cảnh nơi đây thật ngoạn mục”, thì lại rất đúng ngữ pháp. Người đọc sẽ hiểu là phong cảnh nơi đây trông rất đẹp mắt. Có người viết ”vô hình trung”. Có người viết “vô hình chung”. Viết “vô hình chung” là vô nghĩa, viết “vô hình trung” là đúng. “Vô hình trung” là việc làm không có chủ định, không cố ý, nhưng tự nhiên lại tạo ra, gây ra sự việc, không cố tình, mà như dụng ý. Chữ “T/L” (thừa lênh) và chữ “TM” (thay mặt), khi viết trong công văn cũng phải có sự tính toán. Trường hợp nào thì “thừa lệnh”, trường hợp nào thì “thay mặt”? Đã có một số văn bản viết lẫn lộn giữa “thừa lệnh” và “thay mặt”. “Thay mặt” là người cùng cấp thay mặt cho một cơ quan, tổ chức, ký vào văn bản. Thí dụ, cùng là ban thường vụ, ban chấp hành. Khi một người trong cấp này ký vào văn bản, thì ghi: “TM…” (thay mặt). “Thừa lệnh” là người được cấp có thẩm quyền ủy quyền để ký vào một văn bản. Thí dụ, chánh văn phòng một cơ quan, khi được thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký vào một văn bản, thì ghi là “T/L…”(thừa lệnh). Văn bản nào thì “thừa lệnh” ký, văn bản nào thì ‘thay mặt” ký, cũng phải có sự tính toán, cân nhắc, xem xét nội dung văn bản gửi cho cấp nào, thì cấp ký gửi văn bản cũng phải tương ứng, hoặc dưới một, hai cấp của cấp nhận văn bản.
Việc dùng từ trong các văn bản cũng phải được nghiên cứu cẩn thận. Có nhiều trường hợp, trong một câu văn, có thể sử dụng nhiều loại từ ngữ đều đúng. Thí dụ 1, câu: “Điều này cho thấy quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”, “Điều này quy định quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này phản ánh quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này thể hiện quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này nói rằng quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này nói lên quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”. “Điều này chứng tỏ quan hệ kinh tế là quan trọng nhất”…Thí dụ 2, câu: “Theo nguồn tin chính thức cho biết…”. “Theo nguồn tin gần đây cho biết…”. “Theo nguồn tin dư luận cho biết…”. “Theo nguồn tin được thông báo cho biết…”. Gặp những trường hợp này, phải chọn từ phù hợp, thiết thực để đưa vào trong câu văn và trong văn bản cho sát với nghĩa của nội dung văn bản.
Cũng không nên lẫn lộn giữa ‘bình luận” và “thông tin”. Bình luận là: “Bàn và nhận định đánh giá về một tình hình, một ván đề nào đó”(1). Thông tin là: “Truyền tin cho nhau để biết”(2).
Trong việc soạn thảo văn bản, trường hợp nào viết số và trường hợp nào viết chữ, người viết phải cân nhắc cẩn thận. Thông thường, về số từ, thường là viết số, nhưng khi viết: “lần thứ…” thì viết chữ. Tuy nhiên, quy ước này cũng chỉ là tương đối. Có trường hợp thuộc về số từ, nhưng lại viết chữ, như số đó nằm ở đầu câu. Thí dụ: “Hai năm nữa lại sẽ có bóng đá quốc tế". Trong trường hợp này, không nên viết số 2, mà nên viết “Hai…”.
Những chữ viết hoa và những chữ không viết hoa trong môt văn bản đang là vấn đề khó giải quyết, vì chưa thống nhất. Các sách, báo viết còn khác nhau nhiều. Thí dụ, có tờ báo viết: “Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam”. Có tờ báo viết: “Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam”. Có tờ báo viết: “Việt Nam Dân chủ Cộng hòa”. Có tờ báo viết: “Việt Nam dân chủ cộng hòa”. Có tờ báo viết: “Tại Thành phố Hồ Chí Minh…”. Có tờ báo viết: “Tại thành phố Hồ Chí Minh…”.Có tờ báo viết: “Báo Nhân Dân”.Có tờ báo viết: “Báo Nhân dân”. Nhiều tờ báo viết hoa chữ “Internet”. Chữ này phải được xác định là danh từ chung, không thể viết hoa. Nó được nối bởi chữ “inter” (quốc tế) và chữ “net” (mạng) mà thành, nghĩa của nó là mạng mang tính quốc tế,…Ở đây, cần phải nắm một nguyên tắc chung nhất của ngữ pháp là những chữ thuộc về danh từ chung, đại từ chung, thì không viết hoa. Còn những chữ thuộc về danh từ riêng, đại từ riêng, thì viết hoa. Thí dụ, câu: “Các cơ quan trung ương”, “các cơ quan nhà nước”, “các cơ quan đoàn thể”, “đề tài cấp nhà nước”, “các ban đảng”,…đều là những cụm từ thuộc về danh từ chung, thì không thể viết hoa. Nhưng trên những trang sách, báo, chúng ta bắt gặp nhan nhản những câu trên lại viết hoa chữ “trung”, chữ “nhà”, chữ “đảng”,…Ngôn ngữ không có tính giai cấp, mà nó theo quy luật hành văn, cho nên không thể tùy tiện viết hoa, hay không viết hoa. Vấn đề đặt ra là phải xác định cho đúng câu ấy, mệnh đề ấy thuộc về danh từ chung, đại từ chung, hay danh từ riêng, đại từ riêng để viết hoa hay không viết hoa cho đúng ngữ pháp. Hiện nay, nhiều trường hợp dùng đại từ riêng, còn dùng theo thói quen. Thí dụ: Câu văn trên viết là: “Ông Nguyễn Văn A”. Đến câu văn dưới, người ta không muốn nhắc đến tên chữ “Ông Nguyễn Văn A”, mà chỉ viết “Ông”. Đáng lẽ chữ “Ông” này là đại từ riêng, phải viết hoa, nhưng rất nhiều nhà xuất bản và tòa soạn báo, tạp chí lại không viết hoa, thành ra “ông”, đại từ chung, chứ không phải chỉ “Ông Nguyễn Văn A” danh từ riêng…
Trường hợp gạch nối, hay không gạch nối khi phiên âm tiếng nước ngoài, viết cũng không thống nhất. Thí dụ, có tờ báo viết: “Báo Luy-ma-ni-tê" (Báo Nhân Đạo). Có tờ báo viết: “Báo Luymanitê"…Theo tôi hiểu, viết không gạch nối là đúng hơn viết có gạch nối (mặc dù có thể đã có quy định nào đó), vì chính nước sở tại, họ có dùng gạch nối đâu, mà đến khi phiên âm sang tiếng Việt, chúng ta lại dùng gạch nối. Thí dụ, tiếng Pháp viết là “L’ humanité” (viết liền). Tôi đã thấy có người giải thích sở dĩ phải có gạch nối là để nông dân họ đọc cho dễ hiểu. Giải thích theo kiểu này là tùy tiện.
Đối với những chữ viết tắt cần phải cân nhắc, bảo đảm đừng để cho người đọc hiểu khác đi, nhất là đối với các bản hiệp ước, hợp đồng ký kết với các doanh nghiệp nước ngoài, được viết bằng tiếng Việt và tiếng nước sở tại, hoặc tiếng Anh. Cũng đã có một số trường hợp viết tắt bị hiểu sai đi. Thí dụ, “Tổ chức Thương mại thế giới” (World Trade Organization), “Tổ chức Du lịch thế giới” (World Tourism Organization), “Tổ chức hiệp ước Vácsava” (Warsaw Treaty Organization),…đều viết tắt là “WTO”. Vì vậy, khi thể hiện phải viết tên đầy đủ những chữ đó, rồi mới viết tắt, đăt trong dấu ngoặc đơn (WTO).
Hằng ngày, đọc báo thấy nhan nhản những chữ viết tắt, nhiều chữ viết tắt nghĩ mãi không ra là chữ gì. Nếu nghĩ mãi không ra chữ gì, thì tốt nhất là không nên viết tắt. Một số những ký hiệu dùng trong toán học, không nên viết ở dạng văn bản, như + và = , mà phải viết là “cộng” và “bằng”,…
Hiện tại, cả nước có gần 600 tờ báo, tạp chí, 61 đài phát thanh và truyền hình, gần 12 nghìn nhà báo đã được cấp thẻ hành nghề. Nhưng hãy đọc các tờ báo đó, rất ít tờ viết giống nhau về mặt ngữ pháp. Sự tùy tiện, đơn giản trong cách viết của một số phóng viên đã dẫn đến cách viết khác nhau về ngữ pháp.
Nhà xuất bản Thông tấn đã xuất bản cuốn sách “Hướng dẫn cách biên tập” của tác giả Michel Voirol và dịch giả Nguyễn Thu Ngân đã phần nào giải quyết được những vấn đề nghiệp vụ và cách thể hiện ngữ pháp trong khi viết và biên tập. Trong cuốn sách này, tác giả lưu ý chúng ta hãy tôn trọng chính tả, hãy chú ý đến ngữ pháp, hãy viết những câu ngắn, từ dễ hiểu; sử dụng đúng các dấu phảy, chẩm phảy, dấu hai chấm, dấu chấm hỏi, dấu chấm than, dấu chấm lửng (…), dấu ngoặc kép, dấu ngoặc đơn, dấu gạch nối,…Một câu văn không nên viết quá dài. Lời khuyên của tác giả Michel Voirol là hãy viết những câu ngắn. “Kinh nghiệm để dễ đọc và nhớ cho thấy là trong một câu dài trung bình (từ 20 đến 30 từ) thì độc giả tiếp nhận phần nửa sau kém hơn phần trước. Đối với những câu khoảng từ 40 từ thì phần hay của câu không nhớ được nữa. Điều đó đủ để chúng ta có thể phản đối viết những câu dài 50, 60 từ và hơn nữa. Nếu như mỗi câu độc giả đều phải đọc lại thì phản xạ hằng ngày của họ sẽ bị bỏ rơi. Nhưng như thế cũng không có nghĩa là người ta chấp nhận một kiểu viết nhát gừng với những câu dưới 10 từ như một số nhà báo vẫn làm. Vì vậy, cần phải xen kẽ giữa những câu thật ngắn và câu dài nhất. Nhưng tối đa là 40 từ trong một câu”(3).
Tác giả Michel Voirol lưu ý người viết sử dụng những từ không thông dụng là một trở ngại khó khăn đối với độc giả, thính giả, cũng như khán giả. Nếu như câu nào cũng vướng mắc, khó hiểu thì coi như bỏ đi. Vì vậy, sử dụng những từ thông dụng hằng ngày tốt hơn là dùng những từ cao siêu, khó hiểu. Sử dụng một từ đơn giản không ngăn cản sự chính xác. Khi dùng một từ kỹ thuật thì hãy giải thích từ đó.
Trên đây là một số ván đề thuộc về kỹ thuật soạn thảo văn bản mà qua thực tế những năm làm công việc của người thư ký khoa học, tôi thường gặp phải. Thật ra, hiện nay, chúng ta chưa có một quy định chung về việc sử dụng ngôn ngữ, cho nên những vấn đề thuộc về khái niệm, thuật ngữ, kỹ thuật văn bản mà tôi nêu trên đây cũng chỉ là kinh nghiệm cá nhân, nêu ra để bạn đọc và các bạn làm thư ký tham khảo.
Những người soạn thảo văn bản (trong đó có người thư ký) cần phải nắm vững trong khi soạn thảo. Muốn có nội dung văn bản tốt, người soạn thảo văn bản phải hiểu thực chất nội dung văn bản đó, viết sao cho ngắn gọn, không hiểu theo nghĩa nào cũng được. Khi viết, cần phải tính toán, cân nhắc cẩn thận. Đối với những văn bản có liên quan đến nghị quyết, luật pháp, chính sách, thì phải có sự đối chiếu xem đã khớp chưa? Nếu chưa khớp phải điều chỉnh, tránh tình trạng văn bản vênh với nghị quyết, luật, chính sách. Đối với những văn bản có liên quan đến hiệp định, hợp đồng,…ký kết với người nước ngoài, được viết bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, thì người tổ chức viết phải tìm những chuyên gia ngoại ngữ để nhờ họ soạn thảo giúp, hoặc nhờ họ thẩm định, hiệu đính, chữa giúp cho những chỗ sai, để cho văn bản đó được hoàn chỉnh cả bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Người soạn thảo văn bản không chỉ nắm vững luật Việt Nam, mà còn phải nắm vững thông luật quốc tế, nhất là đối với việc kinh doanh xuyên quốc gia. Mọi văn bản mang tính quốc tế, người soạn thảo đều phải rất cẩn thận, cùng với người ký văn bản, người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về những văn bản đó.
Vấn đề luôn luôn đặt ra là phải xử lý hài hòa giữa chất và lượng của văn bản. Chất là tính quy định, khiến cho nó là nội dung này, chứ không thể là nội dung khác. Lượng là số chữ trong một văn bản. Có những văn bản, số lượng chữ rất nhiều, nhưng chất lượng của những chữ đó lại rất ít. Trong triết học, người ta thường nói đến những biến đổi về lượng mới làm nảy sinh những biến đổi về chất. Trong viêc soạn thảo văn bản không thấy có hiện tượng này.
Vấn đề đặt ra đối với những người soạn thảo văn bản là phải bằng mọi cách nâng cao chất lượng văn bản. Có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Đặc biệt, đối với những thư ký, trợ lý, càng phải rất chú trọng đến chất lượng soạn thảo văn bản. Tuyệt đối không được xem thường.
(Bài in trong sách "Làm thư ký công việc nghiêm túc và đáng quý" của Việt Phương và Đức Vượng, Nxb Thanh Niên, Hà Nội, 2007).
-----------------------
(1).Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học xuất bản, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006, tr. 68, mục từ “Bình luận”.
2).Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, đã dẫn, tr.953.
(3).Michel Voirol: Hướng dẫn cách biên tập, Nguyễn Thu Ngân dịch, NXB Thông tấn, Hà Nội, 2003, tr.10,11.
