Câu chuyện kinh doanh: 14 nguyên tắc quản lý của Henry Fayol - Đừng làm nhiều hơn mà nên làm thông minh hơn
"Đừng dùng một củ hành tây (nhiều lớp) mà hãy làm một trái cam. Hãy giảm số lượng các cấp quản lý từ cao xuống thấp trong công ty" - Herb Kelleher - cựu Chủ tịch Tập đoàn Southwest Airlines.
Henry Fayol sinh năm 1841 – từng là kỹ sư tại một công ty khai thác mỏ lớn tại Pháp trước khi trở thành giám đốc công ty này. Năm 1916, trước khi rời vị trí Giám đốc, ông giới thiệu "14 nguyên tắc trong quản lý” trong cuốn sách “Administratinon Industriell et Générale”. Bên cạnh đó ông cũng tạo ra một danh sách gồm 6 chức năng chủ yếu của quản lý, có quan hệ chặt chẽ với 14 nguyên tắc này.
Bộ 14 nguyên tắc của Fayol đến nay vẫn là 1 trong những lý thuyết đầu tiên về quản lý được tạo ra, và được xem là một trong các lý thuyết toàn diện nhất. Trước hết, hãy xem 14 nguyên tắc của Fayol là như thế nào:
1.Chuyên môn hóa/phân công hóa lao động: Sự phân bổ công việc và chuyên môn hóa từng bước làm trong một chu trình sẽ kéo theo sự chuyên môn hóa trong kỹ năng, thúc đẩy tính tập trung và hiệu quả công việc. Khi nhân viên được chuyên môn hóa, sản lượng có thể tăng lên.
2.Lãnh đạo đi kèm trách nhiệm tương ứng: Nhà quản lý có quyền ra lệnh, nhưng họ phải ghi nhớ rằng quyền chính là trách nhiệm. Herb Kelleher - cựu Chủ tịch Tập đoàn Southwest Airlines cũng cho rằng "các vị trí và chức danh đều không quan trọng, chất lượng quản lý mới là điều có ý nghĩa hơn hết. Bất kỳ ai, đang đảm nhận cương vị hay chức danh nào cũng có thể là một nhà lãnh đạo qua hành động của mình".
3.Kỷ luật: Kỷ luật phải được tôn trọng trong các tổ chức, nhưng các phương pháp để áp dụng nó có thể khác nhau. “Sự đồng thuận giữa công ty và nhân viên về bản chất được thể hiện qua sự tuân thủ, tính áp dụng, hành vi thể hiện sự tôn trọng.”
4.Thống nhất lệnh: Từ lâu, các phương châm quản lý đều cho rằng nhân viên chỉ nên nghe lệnh từ 1 lãnh đạo duy nhất. Ngày nay, với hàng loạt phương pháp và mô hình quản lý kiểu ma trận đan xen nhau, nhiều khi cùng một công việc nhân viên sẽ phải báo cáo với 2 hoặc nhiều hơn cấp lãnh đạo hay bên khách hàng. Vấn đề đặt ra ở đây là, các lãnh đạo có thể sẽ đưa ra những yêu cầu trái ngược nhau, và người nhân viên sẽ rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan.
5.Thống nhất chỉ đạo: Đội ngũ nhân viên với cùng một mục tiêu cần phải làm việc dưới sự chỉ đạo của một người quản lý, tuân theo một kế hoạch. Điều này sẽ đảm bảo hoạt động được phối hợp đúng cách. Tỷ phú Lý Gia Thành từng cho rằng "20% thành công của doanh nghiệp nằm ở quyết sách và 80% còn lại là hành động".
Herb Kelleher - cựu Chủ tịch Tập đoàn Southwest Airlines cũng cho rằng "Đừng dùng một củ hành tây (nhiều lớp) mà hãy làm một trái cam. Hãy giảm số lượng các cấp quản lý từ cao xuống thấp trong công ty".
Câu chuyện về kiến và sư tử cũng cho bài học sâu sắc về quản lý nhân sự. Chuyện về 1 chú kiến, nhân viên công ty do Sư tử làm Giám đốc. Kiến ta là 1 nhân viên cần mẫn, làm việc chăm chỉ, năng suất làm việc rất cao.
Nhưng 1 ngày nọ, Sư tử cảm thấy rằng để kiến làm việc mà không có sự giám sát thì không thể hiệu quả bằng, thế là Sư tử ta thuê thêm anh Gián làm giám sát.Có giám sát, Gián đương nhiên cần một thư ký ghi chép công việc, Nhện được thuê. Công việc báo cáo, theo dõi, phân tích tình hình gửi đến Sư Tử hàng ngày, Gián thấy rằng cần mua thêm laptop và máy in, photo các loại, thế là Ruồi được tuyển vào quản lý IT.
Cảm thấy bộ phận mà Kiến đang làm hiện nay khá đông nhân sự, Sư tử quyết định thuê Ve Sầu về làm quản lý chung bộ phận này. Lại 1 thư ký, một phòng làm việc đầy đủ tiện ích được thiết lập cho Ve Sầu.
Kết quả của chuỗi này, công việc không tăng trưởng như ý, Sư tử thuê Cú điều tra, nhận báo cáo vượt ngoài suy đoán: công việc bê trễ, năng suất không cao do bộ máy cồng kềnh. Ngày trước, Kiến chăm chỉ làm việc, tự do sáng tạo, năng suất cao. Nay Kiến chịu sự giám sát, chịu hết lần họp hành báo cáo này nọ chi phối làm năng suất công việc giảm sút.
6.Lợi ích chung cần đặt lên trên hết: Fayol cho rằng lợi ích của một nhân viên hay nhóm không được đặt cao hơn lợi ích chung của tổ chức. Ý tưởng này dấy lên tranh cãi rằng, vậy ai sẽ là người quyết định xem lợi ích chung của tổ chức là gì? Và ta cũng nên hiểu rằng, các nguyên tắc của Fayol được xây dựng với giả định mọi lợi ích và quyết định của tổ chức đều trung lập và có lý.
7.Thù lao: Sự hài lòng của nhân viên phụ thuộc vào thù lao công bằng cho tất cả mọi người.
8.Tập trung hóa: Đây là nguyên tắc thiết yếu của mọi tổ chức và là hệ quả tất yếu của quá trình cơ cấu. Ngay cả ở trong những tổ chức có cấu trúc phẳng và quyền lực phân hóa (decentralization), quyền hành nói chung vẫn tập trung vào tay một số người mà thôi. Trong những tổ chức kiểu này, việc từng cá nhân được tự do đến đâu và hệ lụy từ việc phân tán quyền hành lớn đến mức nào chưa bao giờ được bỏ khỏi bàn tranh luận.
9.”Xích lãnh đạo”: Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng như mệnh lệnh từ trên xuống dưới cần được đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, hợp lý, hai bên cùng hiểu. Nhân viên cần phải nhận thức nơi họ đứng trong hệ phân cấp của tổ chức hoặc chuỗi mệnh lệnh.
10.Trật tự: Nói đơn giản, mọi tổ chức nên để cho mỗi nhân viên có chỗ đứng riêng, có bổn phận phù hợp với tổ chức, luôn cảm thấy tự tin và an toàn trong môi trường công ty. Mọi nguyên tắc, luật lệ, hướng dẫn và hành động cần được thể hiện một cách dễ hiểu. Một tổ chức có trật tự sẽ phát triển ổn định.
11.Công bằng: Nhà quản lý cần công bằng với nhân viên cả trong nguyên tắc lẫn hành động. Herb Kelleher cũng cho rằng "Hãy đánh giá các ý kiến dựa vào giá trị thực của chúng hơn là dựa trên các mối quan hệ, địa vị hay thành tích của những người đề đạt chúng và khuyến khích mọi người trình bày ý kiến trực tiếp cho lãnh đạo cấp cao".
12.Tính ổn định trong thời gian đảm nhận vị trí: Các nhân viên cần có thời gian để thích ứng và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Sự ổn định về nhiệm vụ thúc đẩy lòng trung thành với mục đích và giá trị của tổ chức.
Có một câu chuyện ngụ ngôn về quả trị, chuyện rằng, một ông vua nọ được tặng một con khỉ. Đây quả là chú khỉ không tầm thường, nó làm được rất nhiều trò hay, nên được vua rất thích, đi đâu cũng mang theo, may quần áo cho mặc, giao kiếm cho giữ...
Một hôm, vua ra vườn thượng uyển ngủ, có chú ong bay đến đậu trên đầu vua. Khỉ muốn đuổi ong, lấy kiếm nhắm vào ong mà chém. Vua băng hà.
Thực ra, trong quản trị, nếu cấp trên không mô tả công việc rõ ràng, không giao việc cụ thể, hay đặt nhân viên vào những vị trí không thích hợp sẽ rất dễ gây ra hậu quả. Nhân viên không những cần phải thích ứng với công việc, mà cũng cần sáng tạo đúng nơi đúng lúc, đừng như chú khỉ kia biến ý tốt thành việc tày đình.
13.Sáng kiến: Ở mọi cấp bậc trong cơ cấu tổ chức, sự nhiệt huyết, nhiệt tình và năng lực đều đến từ những người có cơ hội thể hiện những sáng kiến cá nhân của mình.
14.Tinh thần đoàn kết: Fayol nhấn mạnh rằng, việc xây dựng và duy trì sự hòa hợp giữa các mối quan hệ trong công việc là vô cùng cần thiết. Có một câu danh ngôn rằng: "Sự khác biệt giữa đội bóng xoàng và đội bóng có tầm cỡ là sự cảm thông giữa các đồng đội với nhau. Nhiều người gọi đó là tinh thần đồng đội. Khi ai cũng thấm nhuần tinh thần đó thì đội bóng sẽ trở nên vững mạnh".
Tư tưởng chủ yếu của thuyết Fayol là nhìn vấn đề quản lý ở cả tổng thể tổ chức quản lý, xem xét hoạt động quản lý từ trên xuống, tập trung vào bộ máy lãnh đạo cao với các chức năng cơ bản của nhà quản lý. Ông cho rằng thành công của quản lý không chỉ nhờ những phẩm chất của các nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ các nguyên tắc chỉ đạo hành động của họ và những phương pháp mà họ sử dụng.
Với các nhà quản lý cấp cao phải có khả năng bao quát, còn đối với cấp dưới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất.
Kèm với đó Henry Fayol cũng đưa ra 6 chức năng chính của quản lý, có mối liên hệ chặt chẽ với các nguyên tắc trên bao gồm:
1/Dự báo
2/Lập kế hoạch
3/Tổ chức
4/Chỉ huy
5/Phối hợp
6/Kiểm soát
Quản trị doanh nghiệp rất khó để mô tả khái niệm. Trong thực tế, các bài giảng về quản trị doanh nghiệp thường dùng những ví dụ, những câu chuyện liên quan để đưa khái niêm chính xác nhất đến học viên.
Quản trị doanh nghiệp nhìn từ mọi hướng đều do người lãnh đạo đầu tiên, sau là mối liên kết giữa lãnh đạo, nhân viên, công việc và những vấn đề liên quan. Những quy tắc của Henry Fayol cũng cho thấy vai trò của người lãnh đạo trong “chuỗi” mắt xích. Người lãnh đạo cần đi kèm với trách nhiệm tương ứng, cần công bằng với mọi nhân viên, mệnh lệnh cần rõ ràng, thống nhất…
Nhân viên cũng cần tập trung tinh thần cho công việc, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, và quan trọng, cần đặt nhân viên đúng chỗ, đúng vị trí để bộc lộ hết tài năng. Và trên hết cần đặt lợi ích chung lên trên lợi ích cá nhân. Đừng làm nhiều hơn mà nên làm thông minh hơn - đó cũng là tinh thần chung của cả nhà lãnh đạo và nhân viên.
