MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ HỘI NGHỊ TRỰC TUYẾN

PGS,TS Đàm Đức Vượng

 

Ảnh minh họa                 

        Gần đây, dư luận xã hội rất quan tâm đến vấn đề trực tuyến và hội nghị trực tuyến. Tôi đã nhận được nhiều thư điện tử (e.mail), điện thoại di động và thư giấy, hỏi về thế nào là trực tuyến và hội nghị trực tuyến? Về vấn đề này, đã có nhiều bài viết đăng trên các trang mạng quốc tế. Riêng tôi, qua nghiên cứu, xin báo cáo vài nét tóm tắt như sau:

      1. Đặt vấn đề về trực tuyến và họp trực tuyến

      “Trực tuyến”, tiếng Anh là “Online”, có nghĩa là đường chuyền điện tử trực tiếp. (“Trực” là trực tiếp; “tuyến” là đường truyền điện tử). “Cuộc họp trực tuyến”, tiếng Anh là “Meeting online”, hoặc “Trueconf”. Cuộc họp trực tuyến (còn gọi là hội nghị trực tuyến, giao ban trực tuyến, hội ý trực tuyến) thực chất là buổi truyền hình trực tiếp diễn ra nội bộ trong phạm vi một tập đoàn kinh tế có nhiều công ty con nằm rải rác ở nhiều tỉnh; hoặc cuộc họp giữa Chính phủ với các chính quyền địa phương ở ngay tại các địa phương, mà không phải về Hà Nội để họp; hoặc kỳ họp của Quốc hội diễn ra ngay tại các địa phương với các đại biểu Quốc hội ở các tỉnh, thành khác nhau tham dự; hoặc một bộ, ban, ngành nào đó họp với các sở, ty,… ngay tại các địa phương. Đó là phương tiện và giải pháp rất tốt giúp cho nhiều người ở những địa điểm khác nhau tham gia một cuộc họp từ xa, mà ở đó, họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau mà có cảm giác đang ngồi chung một phòng họp. Người lãnh đạo, quản lý có thể chuyển tải thông tin tới nhiều người và các chuyên gia, chuyên viên, cán bộ cấp dưới có thể báo cáo công việc với cấp trên của mình.

      Ngoài các cuộc họp, hội nghị, trực tuyến còn là phương tiện để học trên máy vi tính. Hiện nay, có một số sinh viên Việt Nam học ở nước ngoài, vì nước sở tại đó đang bị dịch bệnh Covid-19, nên phải về Việt Nam. Các em được học trực tiếp (trực tuyến) trên máy vi tính tại nhà ở Việt Nam, do trường đại học nước sở tại của sinh viên đó theo học, cung cấp các môn học.

      Với phần mềm, hội nghị trực tuyến, bạn có thể làm việc từ bất cứ ở nơi đâu, ở nhà, quán nước, bãi biển, trên núi,… trong phạm vi một quốc gia và cả ở nước ngoài.   

      Hội nghị (cuộc họp, cuộc hội ý nội bộ) trực tuyến có nhiều cái lợi: đỡ tón tiền bạc đi lại xa, như phải mua vé máy bay đi từ thành phố Hồ Chí Minh ra Hà Nội họp; đỡ tốn thời gian di chuyển giữa các địa điểm họp; giảm bớt ách tắc giao thông trong thời gian hội họp, học tập,…

      Cuộc họp (hội nghị) trực tuyến chỉ giới hạn ở 250 địa điểm khác nhau. Nếu đơn vị lớn nào có quá 250 đơn vị nhỏ, thì phải chia ra các cụm họp khác nhau.

      Họp trực tuyến là một trong những ứng dụng công nghệ vào các hoạt động kinh kế, chính trị, văn hóa, xã hội, tiết kiệm được nhiều tiền bạc cho xã hội và nối được giữa trung ương với địa phương một cách nhanh nhất. Nó xóa bỏ mọi rào cản về không gian và thời gian; là phương pháp tiếp cận nhanh và có hiệu quả.

      Nếu sử dụng thường xuyên các cuộc họp trực tuyến, mỗi năm Nhà nước có thể tiếp kiệm được khoảng 100 nghìn tỷ đồng.

      2. Lịch sử của sự hình thành trực tuyến và họp trực tuyến

      Lịch sử trực tuyến và học trực tuyến, tuy mới ra đời, nhưng phát triển rất nhanh. Hiện nay, nó đã lan ra toàn thế giới.

      Thuật ngữ “online” (trực tuyến) được hình thành trên cơ sở thuật ngữ “e.learning” (học trên điện tử). Thuật ngữ này xuất hiện từ năm 1999. Từ đấy, các từ khác cũng bắt đầu nảy sinh, trong đó có thuật ngữ “online”. Dần dần, thuật ngữ “online” trở thành phổ biến ở tất cả các nước và cho đến ngày nay. Tôi chưa rõ ai là người đầu tiên xướng lên thuật ngữ này.

      Đến năm 1924, máy thử nghiệm trực tuyến đầu tiên được phát minh Đến năm 1954, một giáo sư Đại học Havớc (Harvard), người Mỹ tên là  BF Skinner phát minh ra “máy dạy học”. Đây là mầm mống đầu tiên của học trực tuyến.

      Đến năm 1960, chương trình đào tạo dựa trên máy vi tính đầu tiên (gọi là chương trình CBT) được giới thiệu với nhiều nước. Ngoài cái tên CBT, có người còn gọi là Logích lập trình PLATO, dùng cho việc giảng dạy tự động. Ban đầu, nó được thiết kế cho các sinh viên Đại học Illinois, Mỹ.và cuối cùng được sử dụng rộng rãi. Từ đấy, việc học tập trên máy vi tính phát triển mạnh theo dòng internet. Mọi người được tiếp cận với vô số thông tin trực tuyến. Từ thông tin trực tuyến, nảy sinh vấn đề họp (hội nghị) trực tuyến.

      Từ năm 2000, nhiều doanh nghiệp bắt đầu sử dụng e.learning để đào tạo nhân viên của họ. Ở nhà, các cá nhân sử dụng máy vi tính được quyền truy cập các chương trình trực tuyến. Đến nay, e.learning đã phổ biến rất rộng rãi.

      Tại Việt Nam, học trực tuyến ngày càng phổ biến và phát triển. Còn họp (hội nghị) trực tuyến mới được hình thành và phát triển từ năm 2019 đến nay. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị trong cả nước đã thiết lập được hệ thống họp (hội nghị) trực tuyến.

      3. Nội dung họp trực tuyến

      Cuộc họp (hội nghị) trực tuyến thường được cấu trúc theo nội dung:

      - Giới thiệu lý do cuộc họp.

      - Nội dung, chương trình cuộc họp.

      - Báo cáo tình hình trong phạm vi cơ quan, đơn vị.

      - Những nguyên nhân rút ra: tốt và xấu.

      - Phương hướng phấn đấu.

      - Những giải pháp khả thi.

      - Kết luận cuộc họp (hội nghị).

      4. Các thiết bị và đường chuyền hệ thống họp trực tuyến

      - Thiết bị điều khiển các địa điểm họp (MCU).

      - Thiết bị chuyên dụng.

      - Đường chuyền nội dung họp qua các thiết bị điện tử. Đường chuyền là phần cực kỳ quan trọng trong hệ thống họp trực tuyến, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp (hội nghị). Chức năng của đường chuyền là chuyển tải dữ liệu giữa phát ra từ trung tâm cuộc họp đến các địa điểm họp trong khu vực và cả nước và những ý kiến báo cáo từ các cuộc họp trực tuyến cấp dưới..

      Các thiết bị cần có cho một phòng họp trực tuyến:

      Bộ thiết bị cho cuộc họp trực tuyến:

      - Codec: Bộ xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh.

      - Camera: Thu tín hiệu hình ảnh.

      - Microphone: Thu tín hiệu âm thanh.

      - Remote: Điều khiển từ xa.

      - Bộ nguồn và một só dây điện kèm theo.

      - Một số thiết bị hỗ trợ.

      Tất cả đều được nối với hệ thống điện của phòng họp.

      Vấn đề chốt lại về kỹ thuật họp trực tuyến là phải có phần mềm tốt. Người sử dụng phải thông thao các công nghệ họp.

      Trên đây là một số vấn đề về họp trực tuyến. Rồi đây, trong quá trình phát triển internet, họp trực tuyến sẽ còn được cải thiện, nhất là vấn đề làm sao không để thông tin lọt ra ngoài phạm vi các cuộc họp nối kết từ trung tâm họp trực tuyến đến các địa điểm họp trực tuyến.